Adressen

In der Tabelle Adressen können Sie zentral alle Kontaktdaten der Projektbeteiligten hinterlegen. Sortier- und Suchfunktionen erleichtern Ihnen das Auffinden bestimmter Kontakte.

Adressen, die Sie neu anlegen, werden zunächst immer am Ende der Tabelle angefügt und erst beim Schließen der Tabelle nach den aktuellen Sortierkriterien in der Reihenfolge einsortiert.

Sortier- und Suchfunktionen erleichtern das Auffinden bestimmter Kontakte. Die Bezeichnung der Spalte, nach der die Adressen aktuell sortiert sind (Sortierspalte), ist hervorgehoben (fett) dargestellt. Eine Sonderstellung nimmt die erste, unbezeichnete Spalte ein. Sie enthält Kästchen, die den Status der Adresse in der Zeile anzeigen:

Selektierte Adresse

Gefundenes Suchergebnis

ABC-Leiste

Die ABC-Leiste bezieht sich auf die aktuelle Sortierspalte. Mit den Pfeil-Tasten können Sie den sichtbaren Bereich der ABC-Leiste nach links oder rechts verschieben. Das Anklicken eines Zeichens auf der ABC-Leiste markiert in der Adresstabelle den ersten Eintrag, der mit diesem Zeichen beginnt, z.B. 'G':

Markierte Adresse

Ist kein solcher Eintrag enthalten, wird der nächste Eintrag markiert. Postleitzahlen können Sie mit den Ziffern 0 - 9 suchen. Sie können auch einfach über die Tastatur die Ziffer oder den Buchstaben eintippen.

Mögliche Arbeitsabläufe sind hier stichpunktartig, unter Angabe der benötigten Funktionen, zusammengestellt.

Adressen anlegen

• Neu | Adresse (Eigenschaften: Adressen/Allgemein)
  Namen, Adress- und Kontaktinformationen eintragen.
• Neu |  Aus eigenen Daten zum Kopieren von Adressen aus eigenen Projekten oder Bibliotheken Adressen. Mit den Kopierfunktionen übernehmen Sie die Adressen.
• Import | Adressen - aus Textdateien mit Trennzeichen (z.B. CSV-Datei exportiert aus einem E-Mail-Programm).

Adressen bearbeiten

• Adressen über Sortier-, Filter- und Suchfunktionen anzeigen, z.B. alle Zimmerer, alle Firmen in einer bestimmten Stadt.
• Änderungen direkt in die Tabelle eintragen:  Tabelle editierbar oder F2. Zum Ändern bereits erfasster Daten können Sie zusätzlich  Text markieren oder Strg + M aktivieren. Beim Wechseln der Eingabefelder wird ein bereits vorhandener Text markiert und kann direkt überschrieben werden. Wechseln können Sie zwischen Eingabefeldern mit der  Tabulatortaste, der  Eingabetaste oder durch einen  Mausklick.

Weitere Funktionen für die Bearbeitung:
Sortieren Selektieren Selektionsdatei Markieren Selektion markieren

Adressen nutzen

• Adresslisten und Etiketten für Ihren Schriftverkehr ausgeben; probieren Sie die verschiedenen mitgelieferten Layouts.
• Serienbriefe für den Schriftverkehr erstellen.
• In PDF-Formularen verwenden.
• Adresse eines Auftragnehmers mit einem Auftrag verknüpfen: Eigenschaften: Auftrag/Allgemein.
• Adresse eines Auftragnehmers mit einer Rechnung verknüpfen: Eigenschaften: Rechnung/Weiteres.
• In projektübergreifende Bibliothek Adressen kopieren, z.B. per Drag&Drop. Bibliothek und Tabelle sind identisch in Aufbau und Handhabung.
• Datei exportieren über  Export | Textdatei als csv mit Trennzeichen.
• Datei exportieren als Access-Datenbank über  Export | Datenbank. (bis Version 21)

 
Lesen Sie auch:

Bibliothek vom Typ Adressen