FAQ Rechnungsfreigabe

Hier finden Sie eine Liste häufig gestellter Fragen zur Rechnungsfreigabe. Klicken Sie auf die Frage, die Sie speziell interessiert oder scrollen Sie nach unten, um alles zu lesen.

Pauschale Rechnungen

• Wie lege ich eine pauschale Rechnung an?
• Wie kann ich Pauschalrechnungen kumulativ abrechnen?
• Ich habe eine pauschale Rechnung erstellt, aber der Auf-/Abschlag aus dem Auftrag wird nicht abgezogen!
• Meine pauschalen Rechnungen erscheinen nicht im Kostenstand - Kostengliederung!
• Ich habe eine pauschale Rechnung erstellt, aber der Freigabebetrag ist negativ!
• Wie mache ich eine pauschale Rechnung zu einer aufmaßbasierten Rechnung und umgekehrt?

Abzüge

• Ich kann die Abzüge Netto/Brutto nicht anpassen!
• Wie erstelle ich einen Sicherheitseinbehalt vom Nettobetrag?
• Die Berechnung der Sicherheit ist zu niedrig!
• Wo trage ich die Gewährleistung ein?
• Wie verfährt ORCA AVA mit dem Skonto?

Verschiedenes

• Wie kann ich nach einer Schlussrechnung die Rechnungssequenz fortsetzen?
• Kann ich mit ORCA AVA eine Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD exportieren?
• Was ist der Unterschied zwischen Regierechnung und Nachtragsrechnung?

Wie lege ich eine pauschale Rechnung an?

Eine pauschale Rechnung ist in ORCA AVA eine Rechnung ohne Aufmaße, bei der Sie den 'Betrag Netto' frei eingeben.

1. Öffnen Sie die Tabelle Rechnungsfreigabe.
2. Öffnen Sie einen  Auftrag.
3. Über Neu | ... legen Sie eine neue Rechnung an. Je nach gewünschtem Zweck können Sie alle Rechnungsarten verwenden.
4. Der Dialog 'Betrag Netto' aus Aufmaßprüfung wird geöffnet.

   Aktivieren Sie die Option Keinen Wert als 'Betrag Netto' übergeben und bestätigen Sie mit OK:

   

5. Der Dialog Eigenschaften: Rechnung wird geöffnet.

   Nun können Sie im Feld Betrag Netto den gewünschten Betrag für Ihre Pauschalrechnung eingeben:

   

 
Lesen Sie auch:

Pauschale Abschlagszahlung (AZ) erfassen

Wie kann ich Pauschalrechnungen kumulativ abrechnen?

1. Legen Sie Ihre erste Pauschalrechnung als Teilrechnung an. Die Option   erfolgte Zahlungen abziehen muss aktiviert sein.

   Beispiel für eine Pauschalrechnung, Nettobetrag 5000 Euro:

   

2. Bei jeder folgenden Teil- oder Schlussrechnung tragen Sie im Feld Betrag Netto die Summe aller bisherigen Teilrechnungen und der aktuellen Rechnung ein.

   Beispiel für die zweite pauschale Rechnung über 5000 Euro, kumuliert mit der vorherigen Rechnung über 5000 Euro:

   

Ich habe eine pauschale Rechnung erstellt, aber der Auf-/Abschlag aus dem Auftrag wird nicht abgezogen!

Ein Auf-/Abschlag aus dem Auftrag wird von ORCA AVA nur in Rechnungen mit Aufmaß automatisch übernommen. Einen Aufschlag oder Abschlag für eine Pauschalrechnung erfassen Sie manuell direkt in der Rechnung. Das folgende Beispiel beschreibt das Verfahren für einen Abzug Netto, bei einem Abzug Brutto gilt das gleiche Verfahren.

1. Öffnen Sie Eigenschaften: Rechnung.
2. Über die Ellipsis-Schaltfläche neben dem Feld Abzug Netto erreichen Sie den Dialog Abzüge vom Nettobetrag.

   

3. Im Dialog Abzüge vom Nettobetrag wählen Sie einen vorhandenen Abzug oder legen über die Schaltfläche Neu einen neuen an:

   

   In der Spalte Art wählen Sie Abzug % für einen relativen, Abzug pauschal für einen absoluten Betrag.

Betrag Netto prozentual verteilen

Für Pauschalrechnungen (Abschlagszahlungen) erhalten Sie keine aussagekräftige Kostenauswertung, weil keine geprüften Mengen und damit keine Werte auf Positionsebene vorhanden sind. Sie können dennoch rein rechnerisch Werte auf Positionsebene erzeugen. Dazu verteilen Sie den frei eingetragenen 'Betrag Netto' nach dem Gießkannen-Prinzip prozentual auf die Positionen in der Aufmaßprüfung. Der Wert der einzelnen Position wird dabei zum Auftragswert in Relation gesetzt. Über den Einheitspreis werden die Mengen zu den Positionen errechnet.

Damit können Sie durchgängige Auswertungen nach Kostengruppen erzeugen, die den bisher erreichten Aufmaßstand %‑anteilig zeigen.

Sollten für Mengen bereits Rechenansätze in der Aufmaßprüfung zu dieser pauschalen Rechnung vorhanden sein, werden die vorhandenen Werte überschrieben.

Vorgehensweise

In Eigenschaften: Rechnung wählen Sie bei Betrag Netto über die Ellipsis-Schaltfläche die Funktion Betrag Netto prozentual im Aufmaß verteilen:

Bei einer rein prozentualen Wert-Verteilung auf die einzelnen Positionen der Aufmaßprüfung können natürlich auch (technisch) unsinnige Werte entstehen.
Und: Bei einer Verteilung entstehen fast zwangsweise Rundungsdifferenzen!

Beispiel:

Sie haben beim Tischler eine Haustür und 15 Fenster bestellt. Die vereinbarte, 1. pauschale Abschlagszahlung macht 25% des Auftragswertes aus. Wenn Sie den Wert prozentual verteilen lassen, sind im ersten Aufmaß mengenmäßig 0,25 Türen und 3,75 Fenster 'geprüft'. Sobald Sie nach der Phase der Abschlagszahlungen aber beginnen, tatsächlich geprüfte Positionsmengen zu erfassen (spätestens bei der Schlussrechnung), relativieren sich die %-Werte und es ist insofern wieder alles in Ordnung. Alternativ können Sie auch in der Aufmaßprüfung schnell Werte erzeugen: nutzen Sie dort die Funktion Mengen kopieren.

Nachdem Sie die Funktion der prozentualen Verteilung ausgeführt haben, verbleibt in der Rechnung im Feld Betrag Netto der pauschal eingetragene Wert. Aus der prozentualen Berechnung der Menge ergibt sich in der Aufmaßprüfung meist ein leicht abweichender Wert für den Betrag Netto. Eine automatische Verknüpfung dieser Rechnung mit der Aufmaßprüfung findet deshalb nicht statt.

Zuwachsmengen im Aufmaß dieser Rechnung löschen können Sie verwenden, um prozentual verteilte Werte auch wieder zu entfernen - ohne dass Sie alle Positionen bearbeiten müssen, z. B. falls Sie nun doch gleich mit einer 'echten' Aufmaßprüfung beginnen.

Ich habe eine pauschale Rechnung erstellt, aber der Freigabebetrag ist negativ!

Wenn Sie bei der Freigabe von pauschalen Rechnungen jeweils nur den aktuellen Rechnungsbetrag im Feld Betrag Netto erfassen, müssen Sie darauf achten, dass die Option   erfolgte Zahlungen abziehen deaktiviert ist.

Solange die Option aktiviert ist, werden die Rechnungsbeträge von aufeinander folgenden Rechnungen von einander abgezogen und können zu einem negativen Freigabebetrag führen.

Bei einer Schlussrechnung können Sie die Option   erfolgte Zahlungen abziehen nicht abwählen. Um auf einen positiven Betrag in der Schlussrechnung zu kommen, erfassen Sie die Pauschalsummen aller bisherigen Teilrechnungen manuell im Feld Betrag Netto.

Wie mache ich eine pauschale Rechnung zu einer aufmaßbasierten Rechnung und umgekehrt?

Sie können die Rechnungsart in der jeweils letzten Rechnung einer Rechnungsfolge wechseln.

1. Öffnen Sie Eigenschaften: Rechnung.
2. Über die Ellipsis-Schaltfläche neben dem Feld Betrag Netto erreichen Sie den Dialog 'Betrag Netto' aus Aufmaßprüfung.

   

3. Im Dialog 'Betrag Netto' aus Aufmaßprüfung wählen Sie die gewünschte Option:

   

   • Wählen Sie Keinen Wert als 'Betrag Netto' übergeben, um eine Rechnung mit Aufmaß in eine Pauschalrechnung zu ändern.
   • Wählen Sie 'Aufmaß Gesamt' (kumulativ) oder 'Zuwachs gesamt' (separat), um eine Pauschalrechnung in eine Rechnung mit Aufmaß zu ändern.

Ich kann die Abzüge Netto/Brutto nicht anpassen!

Abzüge vom Netto- oder Bruttobetrag werden aus den Vertragsbedingungen des Auftrags in die Rechnung übernommen und innerhalb einer Rechnungssequenz an neue Rechnungen vererbt.

Bestehende Abzüge können Sie nur in der Wirksamkeit ändern. Für nachträgliche Anpassungen setzen Sie den entsprechenden Abzug auf Aktiv - Nein und richten einen neuen Abzug ein.

Öffnen Sie Eigenschaften: Rechnung. Über die Ellipsis-Schaltfläche   neben den Feldern Abzug Netto und Abzug Brutto erreichen Sie die Dialoge Abzüge vom Nettobetrag und Abzüge vom Bruttobetrag:

Für Netto- und Bruttoabzüge verfahren Sie im Prinzip gleich.

Abzug Netto anpassen

1. Im Dialog Abzüge vom Nettobetrag setzen Sie den gewünschten Abzug auf Aktiv - Nein.

   

2. Nun richten Sie einen neuen Abzug % oder Abzug pauschal ein und setzen ihn auf Aktiv - Ja.

   

Soll der neue Abzug nicht in die Berechnung der Sicherheit eingehen, wählen Sie in der Spalte Mindert erbrachte Leistung die Option Nein.

Abzug Brutto anpassen

Um einen Abzug Brutto anzupassen, verwenden Sie das gleiche Verfahren:

1. Sie setzen den zu ändernden Abzug auf Aktiv - Nein.
2. Dann erzeugen Sie einen neuen Abzug über die Schaltfläche Neu und setzen ihn auf Aktiv - Ja:

   

 
Lesen Sie auch:

Abzug Brutto Abzug Netto

Wie erstelle ich einen Sicherheitseinbehalt vom Nettobetrag?

In ORCA AVA wird der Sicherheitseinbehalt gemäß VOB/B bzw. VHB vom Bruttobetrag errechnet.

Sie können die Sicherheit auch auf andere Weise eingeben als in ORCA AVA vorgesehen (z.B. vom Nettobetrag).

1. Wechseln Sie in die Tabelle Aufträge und wählen Sie den Auftrag aus.
2. Über Eigenschaften: Auftrag/Allgemein öffnen Sie den Dialog Auftrag: Vertragsbedingungen.
3. In der Zeile Sicherheit klicken Sie in das Feld Art und ändern den Wert von Abzug % auf Abzug pauschal:
   Nun können Sie den gewünschten Betrag eingeben. Der Prozentwert wird automatisch ergänzt.

Bei dieser Vorgehensweise steht Ihnen die Funktion Neu | Freigabe der Sicherheit wie gewohnt zur Verfügung.

Die Berechnung der Sicherheit ist zu niedrig!

Ein Abzug Netto im Auftrag oder einer Rechnung verringert den Betrag für die Sicherheit, wenn dieser Abzug Netto die erbrachte Leistung mindert.

• In Auftrag: Vertragsbedingungen

  

• In Eigenschaften: Rechnung - Abzüge vom Nettobetrag

  

Setzen Sie die Option Mindert erbrachte Leistung - Nein, damit der Abzug Netto sich nicht auf die Berechnung der Sicherheit auswirkt.

Ist der Abzug auf Mindert erbrachte Leistung - Ja gesetzt, ergibt sich weniger Brutto und damit verringert sich auch die berechnete Sicherheit.

Wo trage ich die Gewährleistung ein?

Die Sicherheit für die Gewährleistung löst in der Regel die Sicherheit für die Vertragserfüllung ab, daher gibt es nur ein Feld für die Sicherheit in ORCA AVA.

Der Auftragnehmer kann anstelle der Sicherheit auch eine Bürgschaft vorlegen. Nach Erhalt der Vertragserfüllungsbürgschaft setzen Sie im laufenden Bauvorhaben bei der nächsten Teilrechnung die Sicherheit auf 0 %. Damit wird der einbehaltene Betrag mit der Teilrechnung ausbezahlt.

Für die Auszahlung des Sicherheitseinbehalts verwenden Sie die Rechnungsart Freigabe der Sicherheit.

Wie verfährt ORCA AVA mit dem Skonto?

Skonto ist in ORCA AVA rein informativ für den Zahlungspflichtigen.

• ORCA AVA geht davon aus, dass Auftraggeber, Planer und Auftragnehmer drei verschiedene (natürliche oder juristische) Personen sind.
• Für ORCA AVA ist eine Rechnung in der Tabelle Rechnungsfreigabe eine Zahlungsfreigabe des Planers für den Auftraggeber. Diese Zahlungsempfehlung dokumentiert quantitativ und qualitativ die erbrachte Leistung des Auftragnehmers.
• ORCA AVA ist nicht als Buchhaltungsprogramm ausgelegt, darum gibt es im Programm auch keine Kontoschnittstelle. Wann, wie und in welchem Umfang eine Rechnung tatsächlich bezahlt wird, liegt außerhalb des Einflussbereichs von ORCA AVA.

Skonto %

• Im Dialog Eigenschaften: Rechnung bestimmen Sie den Prozentsatz im Feld Skonto %. Bestehende Skontosätze aus Eigenschaften: Auftrag - Vertragsbedingungen werden automatisch übernommen.
• Der Prozentsatz wird immer auf den Freigabebetrag angewendet.

Skonto

• Der absolute Betrag wird im Feld Skonto ausgewiesen und ist rein informativ für den Zahlungspflichtigen.
• Der Betrag im Feld Skonto mindert nicht den Freigabebetrag, da Skonto keine Minderung der erbrachten Leistung und auch keine einbehaltene Zahlung ist.
• Bei kumulativen Freigaben rechnet ORCA AVA mit den errechneten Brutto-Freigabebeträgen. Die Skontobeträge einzelner Teilrechnungen werden in der Schlussrechnung nicht addiert, da ORCA AVA keine Möglichkeit hat, die Höhe der tatsächlich in Anspruch genommenen Skonti zu ermitteln.

Skontofrist

• Im Feld Skontofrist geben Sie den letzten Tag der Skontofrist ein, an dem die Zahlung spätestens beim Zahlungsempfänger eingehen muss.

• Skonto können Sie auch bei vorangegangenen Rechnungen eintragen: Setzen Sie die Rechnung auf   In Bearbeitung. Nun können Sie den gewünschten Skontosatz direkt in der Tabellenspalte Skonto% eingeben (Option Tabelle editierbar aktivieren) oder wie gehabt im Dialog Eigenschaften: Rechnung.
• Sie rechnen kumulativ ab? - Dann sollten Sie als Planer über skontierte Zahlungen des Bauherrn informiert werden, da ORCA AVA die bisherigen Zahlungen auf Basis der unskontierten Freigabebeträge abzieht. ORCA AVA unterstützt Sie darum in Standardlayouts mit dem Kommentar unter dem Skontobetrag: "Skontiert beglichen? Bitte informieren Sie uns auf jeden Fall."

Wie kann ich nach einer Schlussrechnung die Rechnungssequenz fortsetzen?

1. Sie haben die Rechnungssequenz mit einer Schlussrechnung abgeschlossen:

   

2. Wandeln Sie die Schlussrechnung in eine Teilrechnung um (Eigenschaften: Rechnung, Feld Rechnungsart):

   

   

   

   Die Bezeichnung der früheren Schlussrechnung können Sie beibehalten:

    

   

    

   

3. Nach der Umwandlung der früheren Schlussrechnung in eine Teilrechnung können Sie nun weitere Teilrechnungen oder eine Schlussrechnung anfügen:

   

Kann ich mit ORCA AVA eine Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD exportieren?

Nein. ORCA AVA ist kein Buchhaltungsprogramm. Darum gibt es in ORCA AVA keine Schnittstellen zum Zahlungsverkehr und zur elektronischen Rechnung. Eine Rechnung in der Tabelle Rechnungsfreigabe ist eine Zahlungsfreigabe des Planers für den Auftraggeber. Diese Zahlungsfreigabe entspricht nicht dem Inhalt einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Die Rechnung wird in der Regel vom Auftragnehmer erzeugt. Die Zahlungsfreigabe ist eine begleitende Information zur Rechnung.

Eine GAEB X86-Datei (Auftrags-LV) in Kombination mit den Mengen aus einer GAEB X31-Datei (Mengen der Aufmaßprüfung) spiegelt den Stand der Abrechnung wieder und ist die Grundlage für die Rechnungs-/Zahlungsfreigabe.

Was ist der Unterschied zwischen Regierechnung und Nachtragsrechnung?

Beide Rechnungsarten sind Einzel-Rechnungen, nur die Begrifflichkeit ist eine andere. Das Verhalten beider Rechnungsarten ist gleich:

• Einzel-Rechnungen ermöglichen eine separate Zahlungsfreigabe, die für sich allein steht und mit keiner anderen Einzel-, Teil- oder Schlussrechnung verrechnet wird.
• Einzel-Rechnungen können an einer beliebigen Stelle in einem vorhandenen Rechnungsverlauf oder nach der Schlussrechnung eingefügt werden.
• Einzel-Rechnungen können mit einem geprüften Wert aus der Aufmaßprüfung (Nettobetrag der Gesamtmenge) oder einem pauschalen Nettobetrag angelegt werden.
• Die erfassten Mengen mehrerer Einzel-Rechnungen werden für die Aufmaßprüfung nicht fortgeschrieben (Aufmaß = Zuwachs), sondern nur für die Prognose der Gesamtmenge.
• Einzel-Rechnungen ohne Aufmaßprüfung werden im Kostenstand - Gewerke immer als Abweichung gewertet (Kostenüberschreitung).

 
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