Prüfoptionen - Auffälligkeiten in der Formatierung erkennen und anpassen

ORCA AVA prüft alle Langtexte auf Abweichungen zu den LV-Einstellungen und auf weitere Auffälligkeiten in der Formatierung, die z.B. beim Datenaustausch stören können. Einzelne Prüfoptionen können Sie gezielt deaktivieren, z.B. weil Sie bestimmte Formatierungen bewusst zulassen wollen.

Die Einstellung für die Prüfoptionen können Sie getrennt für Positionstexte und für Dokumente (Vorspanntexte, Hinweise) vornehmen.

Das individuelle Prüfergebnis sehen Sie direkt beim LV-Langtext, in der Prüfleiste rechts im Texteditor.

Mit wenigen Klicks können Sie die Textformatierung von Langtexten im LV einheitlich anpassen.

Einträge im Status Fertig werden nicht geprüft, die sind 'richtig' - weil jemand entschieden hat, dass der Eintrag Fertig ist und eh nichts geändert werden kann.

Achten Sie darauf, dass die Einträge, die Sie prüfen möchten, In Bearbeitung sind!

Wahlweise starten Sie die Suche im Dialog Eigenschaften einer Position bzw. eines Dokuments. Oder Sie öffnen die Suchleiste über das Ribbon Suchen und Prüfen. Sie können beim Suchen zwischen Suchleiste und Dialog Eigenschaften wechseln.

Suche im Dialog Eigenschaften starten (Suchbereich = Aktuelles LV)

1. Öffnen Sie im LV für eine beliebige Position den Dialog Eigenschaften: Position
   oder für einen Vorspanntext den Dialog Eigenschaften: Dokument.
2. Starten Sie im Dialog Eigenschaften der Position oder des Vorspanntextes über das Dropdown-Menü in der Prüfleiste die Suche im LV: Aktuelles LV prüfen.

   

   

   Gleichzeitig wird die Suchleiste für die gesamte Tabelle geöffnet.

3. Mit den Pfeilen springen Sie zum nächsten oder vorherigen Treffer im LV.

   Die Prüfoptionen können Sie in den Formatierungseinstellungen konfigurieren. Sie können die Textformatierung mit den Schaltflächen anpassen (z.B. Text- und Hintergrundfarbe entfernen).     Über das Dropdown-Menü können Sie die LV-Prüfung beenden. Damit wird auch die Suchleiste der Tabelle geschlossen.

Suche im Ribbon Suchen und Prüfen starten (Suchbereich wählbar)

Starten Sie im Ribbon Suchen & Prüfen die Prüfroutine Formatierung. Unterhalb des ribbon wird die Suchleiste eingeblendet. Der Suchbereich ist wählbar:

Beachten Sie auch die allgemeine Anleitung zu Suchen & Prüfen.

Einzelne Abweichungen oder Auffälligkeiten in den LV-Texten suchen

Sie können die Prüfoptionen auch als Suchfilter verwenden und gezielt nach einzelnen Abweichungen oder Auffälligkeiten in den LV-Texten suchen.

Anwendungsbeispiel:
Sie nutzen während der LV-Erstellung eine Textfarbe, um Passagen, die noch inhaltlich zu prüfen sind, besonders hervorzuheben. Nachdem das LV komplett zusammengestellt ist, sollen diese Textpassagen überarbeitet werden.
Über die Prüfoption können Sie im LV gezielt nach Texten mit Textfarbe suchen. Sie überarbeiten die Texte und bereinigen die Textformatierung mit der Schaltfläche (im Beispiel ).

Auswahl der Prüfoption:

1. Öffnen Sie den Dialog Formatierungen ... über die Eigenschaften: LV, Registerkarte Weiteres, Schaltfläche Positionstexte oder Dokumente.
2. Wechseln Sie im Dialog Formatierungen ... zur Registerkarte Prüfoptionen.
3. Deaktivieren Sie alle Prüfoptionen bis auf die gewünschte (im Beispiel: Text- und Hintergrundfarbe) und schließen Sie die Dialoge Formatierungen ... und Eigenschaften: LV mit OK.
4. Starten Sie jetzt die Suche (siehe oben).

Denken Sie daran, anschließend die anderen Prüfoptionen wieder zu aktivieren.

Erkannte Auffälligkeiten anpassen oder entfernen

Klicken Sie auf die Schaltflächen in der Prüfleiste, um die einzelnen Auffälligkeiten individuell anzupassen bzw. zu entfernen.

Schriftstile - Langtext an die definierten Schriftstile der LV-Einstellungen anpassen

Alternativ können Sie auch Schriften gezielt anpassen.

Textbreite und Ausrichtung - Langtext an die LV-Einstellungen anpassen

Zeilen- und Absatzabstände - Langtext an die LV-Einstellungen anpassen

Listensymbole und Einrückung - Langtext an die LV-Einstellungen anpassen

Alternativ können Sie auch gezielt die Listen-Formatierung auf eine Markierung anwenden.

Absatzeinzüge und Sondereinzüge - im Langtext entfernen

Text- und Hintergrundfarbe - im Langtext entfernen

Seitenumbrüche im Langtext - entfernen

Tabellen - in Text umwandeln

Hyperlinks - in Text umwandeln

Alle in der Prüfleiste gelisteten Auffälligkeiten beheben Sie in einem Schritt mit der Tastenkombination STRG + O.