Spezifikation der Excel-Liste

Sie wollen nur Excel ohne ORCA TEXT verwenden und die Excel-Datei oder ein Upload Package mit Excel direkt hochladen? - Dann lesen Sie bitte die andere Variante von unserem Helpdesk-Eintrag zum direkten Upload mit Excel und die allgemeinen Informationen zum Workflow bei direktem Upload.

Verwenden Sie eine Excel-Liste zur Katalogerstellung, sind die hier beschriebenen Bedingungen einzuhalten. Gerne stellt Ihnen unser Support eine Vorlage (.XLTX) mit dem vollständigen Schema zur Verfügung - fragen Sie uns! - Ab ORCA TEXT 24.1 finden Sie eine Demodatei (.XLSX) und eine Vorlage (.XLTX) in den mitgelieferten Demodaten, je nach installiertem Pfad z.B. zu finden unter C:\Users\Public\Documents\ORCA TEXT\Benutzerdaten\Demodaten\für Importfunktionen\Excel\. Sie erreichen die Demodaten auch bequem aus ORCA TEXT:

Beispiel für eine einfache Katalogdatei auf Excel-Basis:

Dateiformat

• Die Excel-Datei muss im Format *.XLSX vorliegen (ab MS Excel 2007). Wenn Sie unser Excel-Template verwenden, wird die erstellte Datei automatisch als *.XLSX gespeichert.
• In der Excel-Datei müssen die Daten als Tabelle formatiert sein.
  1. In der Excel-Datei wählen Sie die Tabelle mit Ihren Daten.
  2. Die erste Zeile muss die Spalten-Überschriften beinhalten.
  3. Markieren Sie die Daten inkl. Überschriften-Zeile und wählen Sie bei Start | Als Tabelle formatieren.
  4. Markieren Sie eine Tabellenvorlage.
  5. Prüfen und bestätigen Sie den Dialog mit OK.

     

• Übernommen wird das erste Tabellenblatt (Registerkarte, Tab) der Excel-Datei.
• Zeilenumbrüche und Groß-Kleinschreibung innerhalb einer Tabellenzelle werden unterstützt.
• Andere Formatierungen in der Excel-Tabelle werden nicht unterstützt (z.B. fett, kursiv). Nutzen Sie die Spalte Pfad Langtextdatei, um über eine verlinkte Datei formatierte Langtexte in den Katalog zu übernehmen.

Definition der Tabellenspalten

Bitte verwenden Sie folgende Spalten-Bezeichnungen, damit Gliederung und Inhalte in Ihren Katalog übernommen werden können. Es werden auch Alternativ-Bezeichnungen unterstützt. Wie Sie Ihren Katalog mit diesen Spalten in der Excel-Datei strukturieren, wird im Anschluss erklärt.

Spalten-Bezeichnung	Erläuterung
Ebene1 Ebene2 Ebene3 Ebene4 Ebene5	Bestimmt die Bezeichnung des entsprechenden Gliederungspunktes/Titels in ORCA TEXT. Es darf maximal 5 Ebenen geben. Eine Ebene darf nur dann vorhanden sein, wenn auch alle übergeordneten Ebenen vorhanden sind. Auf einer Ebene kann es mehrere Gliederungspunkte geben. Ebene2-5 sind optional. Alternativ-Bezeichnungen: struktur1-5, level1-5, gliederungsebene1-5
Kurztext Pflichtspalte	Bestimmt den Kurztext der Position. Alternativ-Bezeichnungen: bezeichnung, titel, KT
Langtext Pflichtspalte	Der Langtext der Position ist unformatiert. Alternativ-Bezeichnungen: positionstext, beschreibung, text, LT
Pfad Langtextdatei	Dateiname oder lokaler Dateipfad zu einer Datei mit formatiertem Langtext. Bei korrekter Verwendung dieser Spalte entfällt die Spalte Langtext als Pflichtspalte und muss nicht ausgefüllt werden. Die Langtextdateien und der Katalog müssen gemeinsam als ZIP-Archiv hochgeladen werden. Näheres finden Sie weiter unten im Abschnitt Mit Langtextdateien arbeiten. Unterstütztes Format: *.DOCX Alternativ-Bezeichnungen: pfadlangtext, langtextdatei, positionstextdatei, beschreibungsdatei, textdatei
Artikelnummer	Maximale Länge der Artikelnummer: 50 Zeichen. Die Bezeichnung für Ihre Artikelnummern (z.B. EAN) wählen Sie in der Katalogverwaltung von AUSSCHREIBEN.DE unter Hersteller und Katalog | Einstellungen | Position. Alternativ-Bezeichnungen: Artikel, ANr
Einheit Pflichtspalte	Maximale Länge der Einheit: 4 Zeichen. Alternativ-Bezeichnung: eh
Preis	Bestimmt den Einheitspreis der Position. Die Bezeichnung für Ihre Preise wählen Sie in der Katalogverwaltung von AUSSCHREIBEN.DE unter Hersteller und Katalog | Einstellungen | Position. Maximale Länge: 11-stelliger Dezimalwert, 3 Nachkommastellen Alternativ-Bezeichnungen: EP, Einheitspreis
Pfad Grafik 1 Pfad Grafik 2 Pfad Grafik 3	Dateinamen, relative Dateipfade oder URLs zu maximal 3 angehängten Grafiken. Bis zu 47 weitere Grafiken können als Anhänge übergeben werden. Unterstützte Formate für Viewer und Download: .BMP, .GIF, .JPG,.JPEG, .JPE, .PNG, .SVG (in ORCA TEXT nur über Anhänge) Alternativ-Bezeichnungen: pfadgrafik1-3, pfadgraphik1-3, grafik1-3, graphik1-3, bild1-3
Kommentar	Kommentar zu Position oder Katalogartikel. Kommentare erscheinen auf AUSSCHREIBEN.DE zur Position im Tab Hinweise bzw. im Tab Hinweise und Links. Alternativ-Bezeichnungen: kommentar, notiz, hinweis, zusatz, anmerkung, info, bemerkung
Titel Anlage1 Titel Anlage2 Titel Anlage3 ... Titel Anlage49	Bezeichnung für maximal 50 Anlagen zur Position. Anlagen werden auf AUSSCHREIBEN.DE automatisch je nach Dateityp in die passende Registerkarte zur Position eingeordnet. Unterstützte Dateiformate Alternativ-Bezeichnungen: titelanlage1-49, titelanhang1-49, anlagetitel1-49, anhangtitel1-49
Pfad Anlage1 Pfad Anlage2 Pfad Anlage3 ... Pfad Anlage49	Dateinamen, relative Dateipfade oder URLs für maximal 50 Anlagen zur Position. Anlagen werden auf AUSSCHREIBEN.DE automatisch je nach Dateityp in die passende Registerkarte zur Position eingeordnet. Unterstützte Dateiformate Alternativ-Bezeichnungen: pfadanlage1-49, pfadanhang1-49, anlage1-49, anhang1-49 Sie können auch CADENAS Links (PARTcommunity, 3DfindIT) in dieser Spalte hinterlegen. Verwenden Sie dazu immer die Langform des jeweiligen Links.
RefKey (empfohlen)	Eindeutiger Identifier für jedes Element innerhalb des Kataloges, z.B. Artikel/Position, Hinweistext, Gliederungspunkt. Maximale Länge beim direkten Upload nach AUSSCHEIBEN.DE: 200 Zeichen Maximale Länge beim Import in ORCA TEXT: 24 Zeichen Alternativ-Bezeichnungen: LinkId, GAEBId, GaebId Der RefKey ist auch Identifier für die Einbindung einzelner Katalogelemente per API und für Ihre Statistiken auf AUSSCHREIBEN.DE, z.B. für die Exportstatistik eines Positionstextes. Wenn ein Katalogelement verschoben oder geändert wird, sorgt der RefKey für die richtige Zuordnung der Statistik zu diesem Element. Lesen Sie auch: Pflege eindeutiger Kennungen für den Upload
Kostengruppen und Leistungsbereiche für den Planer zuordnen Wir empfehlen die Zuordnung zu Kostengliederungen für jede Position in Ihrem Katalog, z.B. zu den Kostengruppen der DIN 276 - 2018. Kostengliederungen sind für Planer, Ausschreibende und Objektberater im AVA-Prozess unverzichtbar. Die Zuordnung zu Kostengruppen und Leistungsbereichen steigert darum die Attraktivität der Positionstexte Ihres Katalogs! Damit die Kostengruppe einer Position von AUSSCHREIBEN.DE beim Excel-Upload richtig zugeordnet werden kann, muss die KG-Nummer in der Excel-Spalte für die gewünschte Kostengliederung eingetragen sein. Im Datenfeld für die Kostengruppe unter dem Langtext erscheint dann die vollständige Bezeichnung der Kostengruppe oder des Leistungsbereichs. Eingabe in Excel: Ausgabe im Katalog: AUSSCHREIBEN.DE zeigt immer die DIN 276 2018-12. Sollten Sie noch die ältere DIN 276 von 2008 verwenden, können Sie diese einfach in der entsprechenden Spalte eintragen. AUSSCHREIBEN.DE wandelt die älteren KG-Zuordnungen automatisch in die neueren um. Ideal für den Planer ist die Zuordnung zur DIN 276 und zu Leistungsbereichen. Kostengruppenzuordnungen in Ihren Positionen sollten immer über die vorgesehene Excel-Spalte in das Datenfeld unter dem Langtext übermittelt werden, nicht im Langtext selbst. Damit stellen Sie sicher, dass die Kostengruppe auch in der Software des Planers in das richtige Datenfeld übernommen wird. Ist die KG-Nummer korrekt platziert, generiert AUSSCHREIBEN.DE auch den Suchfilter zur verwendeten Kostengliederung. Bieten Sie einen schnelleren Workflow mit Kostengruppen und erhöhen Sie die Beliebtheit Ihres Katalogs durch mehr Usability für Planer!
DIN276 2018	Kostengruppen der Kostengliederung DIN 276 von 2018 Alternativ-Bezeichnungen: din2762018, din27618, 27618, 2762018, din2761201812, 27620112018, 2761122018
DIN276 2008	Kostengruppen der Kostengliederung DIN 276 von 2008 Alternativ-Bezeichnungen: din2762008, din27608, 27608, 2762008, din2761200812, 27620112008, 2761122008
Leistungsbereiche	Kostengruppen der Kostengliederung Leistungsbereiche für Ausschreibungstexte Alternativ-Bezeichnungen: leistungsbereich, dinleistungsbereich, dinlb, LB

Strukturierung des Katalogs durch Verwendung der Spalten

Das folgende Beispiel zeigt eine Excel-Datei mit 2 Ebenen und das Ergebnis in ORCA TEXT. Die Ebene1 hat einen, die Ebene2 drei Gliederungspunkte:

Beachten Sie beim Strukturieren Ihres Katalogs folgende Regeln:

• Gliederungsebenen in Ihrem Katalog bilden Sie über die Spalten Ebene1 bis Ebene5. Die Spalten Ebene2-5 sind optional. Es gibt maximal fünf Ebenen.
• Eine Ebene kann mehrere Gliederungspunkte mit verschiedenen Bezeichnungen haben.
• Eine Ebene darf nur vorhanden sein, wenn die höheren Ebenen ebenfalls vorhanden sind. Beispiel: Wenn es Ebene3 gibt, muss es auch Ebene2 und Ebene1 geben.
• Artikel/Positionen liegen auf der tiefsten der vorhandenen Ebenen.
• Alle Informationen zu Artikel/Position müssen in einer Tabellenzeile eingetragen sein.
• Alle Ebenenbezeichnungen müssen in jeder Zeile ausgefüllt sein.
• Pflichtspalten für Positionen bzw. Artikel sind: Kurztext, Langtext und Einheit.
• Wird ein bestehender Gliederungspunkt für eine Position nicht benötigt, muss diese Ebene in der Zeile dieser Position mit der Zeichenfolge[LEER]beschriftet werden. Ein Beispiel für eine solche Struktur mit ungleicher Gliederungstiefe finden Sie gleich im Anschluss.

Gliederungsstruktur mit ungleichen Gliederungstiefen

Wenn ein Katalogbereich weniger Unterpunkte hat, müssen Sie nicht belegte Ebenen-Spalten mit [LEER] belegen, um diese zu überspringen.

Im unteren Beispiel hat ein Katalog drei Gliederungsebenen. Der Bereich Fenster hat die zwei Unterabschnitte Einflügelig und Zweiflügelig auf Ebene3. Der Bereich Türen ist aber nicht weiter untergliedert, darum ist bei allen Türen die Ebene3 mit [LEER] beschriftet.

Bilder und Anlagen zum Katalog hinzufügen

Beim Workflow über Excel haben Sie zwei Möglichkeiten, Bilder und Anlagen in Ihren Katalog zu integrieren:

1. Hinzufügen als Link auf eine URL: URLs tragen Sie in den Spalten Pfad Anlage1-49 bzw. Pfad Grafik 1-3 ein.
2. Hinzufügen als lokale Datei im Upload Package: Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten zur Strukturierung:
   • Anlagen und Bilder liegen neben der Excel-Datei im selben Verzeichnis. Den jeweiligen Dateinamen tragen Sie in den Spalten Pfad Anlage1-49 bzw. Pfad Grafik 1-3 ein:

     

   • Anlagen und Bilder liegen in einem oder mehreren Unterordnern. Den Pfad von der Excel-Liste zur jeweiligen Datei tragen Sie ebenfalls in den Spalten Pfad Anlage1-49 bzw. Pfad Grafik 1-3:

     

Wenn Sie Dateien von einem lokalen Computer aus hinzufügen, müssen Sie den Ordner mit dem Upload Package aus der Excel-Datei und weiteren angehängten Dateien (oder weiteren Unterordnern mit Dateien) als ZIP-Archiv für den Upload auf AUSSCHREIBEN.DE komprimieren.

Bilder und Grafiken

• Sie können maximal 3 Bilder als Datei oder verknüpfte URL zu einer Position anfügen (Spalte Pfad Grafik1-3). Bis zu 47 weitere Bilddateien können als Anhänge hinzugefügt werden.
• Unterstützte Dateiformate für Viewer und Download auf AUSSCHREIBEN.DE: .BMP, .GIF, .JPG, .JPEG, .JPE, .PNG, .SVG (in ORCA TEXT nur über Anhänge)
• Bei der Übernahme nach ORCA TEXT werden lokal gespeicherte Bilder unter den jeweiligen Eigenschaften: Position im Register Grafik eingefügt.

Anlagen

• Sie können maximal 50 Anlagen als Datei oder verknüpfte URL zu einer Position anfügen. Unterstützte Dateiformate
• In den Spalten Titel Anlage1-49 geben Sie den Titel der Anlage an. Ist kein Titel angegeben, wird automatisch der Dateiname als Titel übernommen.
• In den Spalten Pfad Anlage1-49 geben Sie den Dateinamen, den Ordnerpfad zur Datei oder die URL an.
• Bei der Übernahme nach ORCA TEXT werden lokal gespeicherte Anlagen als   Anhang zur Position hinzugefügt.
• Sie können auch CADENAS Links (PARTcommunity, 3DfindIT) in dieser Spalte hinterlegen. Verwenden Sie dazu immer die Langform des jeweiligen Links.

Mit Langtextdateien arbeiten

Beim Workflow über Excel haben Sie zwei Möglichkeiten, Langtextdateien in Ihren Katalog zu integrieren. Unterstützt wird ausschließlich das Format Microsoft Word *.DOCX.

1. Hinzufügen als Link zu einer Datei im Internet: Dazu tragen Sie die URL der Word-Datei in der Spalte Pfad Langtextdatei ein.
2. Hinzufügen als lokale Datei im Upload Package. Dabei haben Sie wieder zwei Möglichkeiten der Strukturierung:
   • Die DOCX-Dateien für die Langtexte liegen neben der Excel-Datei im selben Verzeichnis. Den jeweiligen Dateienamen tragen Sie in der Spalte Pfad Langtextdatei ein:

     

   • Die DOCX-Dateien für die Langtexte liegen in einem oder mehreren Unterordnern. Den Pfad von der Excel-Liste zur jeweiligen Datei tragen Sie ebenfalls in der Spalte Pfad Langtextdatei ein:

     

Wenn Sie Langtextdateien verwenden, entfällt die Pflichtspalte Langtext, die Sie einfach leer lassen.

Sie wollen nur Excel ohne ORCA TEXT verwenden und die Excel-Datei oder ein Upload Package mit Excel direkt hochladen? - Dann lesen Sie bitte die andere Variante von unserem Helpdesk-Eintrag zum direkten Upload mit Excel und die allgemeinen Informationen zum Workflow bei direktem Upload.

 
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Prüfprotokoll für Excel-Dateien Katalog für AUSSCHREIBEN.DE bereitstellen Unterstützte Dateiformate auf AUSSCHREIBEN.DE