Pflege eindeutiger Kennungen
Auf dieser Seite lesen Sie:
Pflege eindeutiger Kennungen in ORCA TEXT
Pflege eindeutiger Kennungen beim direkten Upload
Übersicht der möglichen Identifier und Dateiarten
Was ist ein Identifier?
Identifier (auch Identifikatoren oder Referenzwerte) sind eindeutige, permanente Kennungen zur Identifizierung und Referenzierung von Katalog-Elementen über den gesamten Lebenszyklus eines Katalogs hinweg. Ein einmal vergebener Identifier zu einem Element darf nie wieder geändert oder anders zugeordnet werden. Wird das Element gelöscht, darf dieser schon einmal vergebene Identifier nicht mehr benutzt werden.
Idealerweise vergeben Sie als Produkthersteller die Identifier für alle Katalog-Elemente. Je nachdem, wie Sie Ihren Katalog erzeugen, können Sie verschiedene Informationen als Identifier verwenden. Sie können beispielsweise die Artikelnummer als Identifier heranziehen. Sofern Sie keine Identifier vergeben, werden von ORCA TEXT oder AUSSCHREIBEN.DE automatisch Identifier zugeordnet.
- Wenn Sie mit ORCA TEXT arbeiten, erzeugt das Programm automatisch einen Identifier für alle Katalogelemente.
- Wenn Sie mit einem System wie WaWi, ERP oder PIM arbeiten, werden im Rahmen des GAEB XML- oder BMEcat-Exportes automatisch Identifier erzeugt. Diese können für den Katalog verwendet werden.
- Wenn Sie ausschließlich mit Excel arbeiten, ist die Spalte für den Identifier vorgesehen.
Wozu brauche ich Identifier?
Am Identifier werden Katalog-Elemente eindeutig erkannt, auch nach:
- Änderung und Aktualisierung von Katalogelementen (z.B. Kurztext, Langtext, Preis, Bilder, Anhänge)
- Änderung der Reihenfolge der Elemente im Katalog
- Hinzufügung neuer Elemente im Katalog
Der Identifier garantiert damit die statistische Auswertung von einzelnen Elementen im Katalog über den gesamten Lebenszyklus dieses Kataloges hinweg.
Identifier ermöglichen Ihnen auch die Einbindung von einzelnen Katalogelementen auf Ihrer Homepage. In der Katalogverwaltung auf AUSSCHREIBEN.DE erfahren Sie mehr dazu unter dem Menüpunkt . Im Tab finden Sie alle Identifier zum aktuell veröffentlichten Live-Katalog (Video).
Wie gehe ich vor?
Je nach Dateiformat und gewähltem Workflow für den Upload auf AUSSCHREIBEN.DE ergeben sich verschiedene Szenarien für die zwei grundsätzlichen Wege:
- Workflow über ORCA TEXT
- Direkter Upload nach AUSSCHREIBEN.DE über die Katalogverwaltung im Webbrowser oder über FTP (FTP in den Paketen EXPERT und ADVANCED).
Pflege eindeutiger Kennungen in ORCA TEXT
Die ältere Desktop-Anwendung wird durch den in Webbrowsern ersetzt. Der Catalog Manager bietet viele Vorteile, z.B. müssen Sie die Anwendung nicht mehr installieren. Momentan ist der Catalog Manager nur für eingeladene Teilnehmer am Beta-Programm verfügbar.
Sie haben drei Möglichkeiten, um Identifizierung und Referenzierung über ORCA TEXT zu realisieren:
- Verwendung der Artikelnummer
- Verwendung der Spalte Suchschlüssel
- Automatische Referenzierung
Verwendung der Artikelnummer
Sie können die Artikelnummer in der Spalte hinterlegen. Maximale Länge: 50 Zeichen.
- Bitte beachten Sie, dass einige Exportformate, die auf AUSSCHREIBEN.DE angeboten werden (z. B. DATANORM), eine Begrenzung der Artikelnummer auf 15 Zeichen haben.
- In der Katalogverwaltung können Sie das Label für Ihre Artikelnummer festlegen: . Hier können Sie wählen zwischen , , , .
- Die Artikelnummer wird über die AUSSCHREIBEN.DE-API auch bei Export oder Übernahme über Softwarepartner von AUSSCHREIBEN.DE übergeben, z.B. in AVA-Software oder Handwerker-Programmen.
- Sie können die Artikelnummer in Katalog-Integrationen für die Referenzierung auf Positionsebene nutzen, z.B. auf Ihrer Homepage oder in Ihrem Onlineshop.
- Die Artikelnummer ermöglicht auch die Verknüpfung mit anderen Portalen, z.B. für Nachhaltigkeitsinformationen oder BIM/CAD-Daten. Bitte beachten Sie bei der Verknüpfung mit anderen Portalen mögliche spezielle Anforderungen an die Artikelnummer.
Verwendung der Spalte Suchschlüssel
Sie können in ORCA TEXT über 
in der Spalte einen Identifier festlegen. Dazu benutzen Sie die Syntax <RefNr:MeineReferenznummer> mit dem Doppelpunkt als Separator zu Ihrer Referenznummer. Maximale Länge der Referenznummer: 24 Zeichen. - Beispiel:
Beim Import von Excel-Dateien gemäß Spezifikation wird der Identifier aus der Excel-Spalte in die Spalte in ORCA TEXT übertragen.
Automatische Referenzierung
Sie erstellen Ihr Katalog-LV direkt in ORCA TEXT oder aus einer importierten GAEB, Excel- oder BMEcat-Datei. Beim Export nach AUSSCHREIBEN.DE werden automatisch Identifier für alle Positionen und Gliederungspunkte Ihres Katalog-LVs erzeugt. Benutzen Sie dazu einfach die Export-Schaltfläche im Start-Ribbon:
Pflege eindeutiger Kennungen beim direkten Upload
Beim direkten Upload über die Katalogverwaltung von AUSSCHREIBEN.DE oder über FTP beachten Sie bitte die folgenden Hinweise für BMEcat, GAEB XML und Excel.
BMEcat
Wenn Sie BMEcat verwenden und Ihre Datei über die Katalogverwaltung hochladen, ist kein Eingriff in die Referenzierung nötig. Bitte beachten Sie die allgemeinen Hinweise zu BMEcat.
GAEB XML (X81, X82)
Wenn Sie GAEB XML-Dateien über die Katalogverwaltung hochladen, ist kein Eingriff in die Referenzierung nötig.
Excel (XLSX)
Beim direkten Upload einer Excel-Datei haben Sie im Rahmen der Spezifikation zwei Möglichkeiten:
Spalte RefKey verwenden
Sie benutzen einen eigenen Identifier, z.B. aus WaWi, PMS oder ERP und exportieren diesen in die Spalte der Excel-Liste oder tragen ihn dort manuell ein. Beim direkten Excel-Upload nach AUSSCHREIBEN.DE darf der RefKey bis zu 200 Zeichen lang sein.
- Der RefKey für ein Katalogelement darf sich nach der einmal erfolgten Vergabe nicht mehr ändern.
- Wenn Sie neue Zeilen, also neue Positionen oder Gliederungspunkte, in Ihre Excel-Datei einfügen, müssen Sie zugleich auch für jede neue Zeile einen neuen RefKey eintragen.
- Wenn Sie ein Katalogelement löschen, dürfen Sie den zugehörigen RefKey nicht mehr verwenden.
Dieses Verfahren wird empfohlen, wenn Sie keine Artikelnummer verwenden.
Spalten Refkey und Artikelnummer verwenden
Sie verwenden Artikelnummern zur Ausgabe im Katalog und den zur Referenzierung. Dieses Verfahren wird empfohlen, wenn Sie Artikelnummern verwenden.
Unter wählen Sie in der Katalogverwaltung von AUSSCHREIBEN.DE das Label für Ihre Artikelnummern. Dort können Sie auch Presets vergeben (z.B. EAN).
Übersicht der möglichen Identifier und Dateiarten
Je nach Dateiart haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Identifier für den Upload auf AUSSCHREIBEN.DE festzulegen.
Sie haben Fragen? - Unser Support berät Sie gerne zum Thema.
Übersicht der möglichen Identifier
Identifier |
Erklärung |
Artikelnummer |
Kann bei allen Dateiarten verwendet werden. Maximale Länge: 50 Zeichen |
RefNr: |
Wird in ORCA TEXT in der Spalte angelegt, über . Syntax ist RefNr:MeineReferenznummer |
RefKey |
Optionale Spalte beim direkten Upload von Excel-Dateien, kann als Identifier verwendet werden, siehe Spezifikation. Maximale Länge: 200 Zeichen
|
GroupID |
Wird in BMEcat-Dateien für eine benutzerdefinierte Struktur erzeugt. |
Code |
Wird in BMEcat-Dateien bei Verwendung von ETIM 6.0 oder ETIM 7.0 erzeugt. |
GaebId, GAEBid |
Wird in GAEB XML-Dateien und bei ORCA TEXT-Exporten für AUSSCHREIBEN.DE verwendet. AUSSCHREIBEN.DE unterstützt GAEB XML .X81 und .X82. |
Kurztext |
Kann bei Leistungspositionen als Identifier verwendet werden. |
Bezeichnung |
Kann bei Textpositionen als Identifier verwendet werden. |
System (GUID) |
Wird von AUSSCHREIBEN.DE im Hintergrund erzeugt und kann vom Anwender nicht beeinflusst werden. Die GUID (Globally Unique Identifier) von AUSSCHREIBEN.DE wird beim Katalogupload automatisch als Identifier verwendet, wenn kein anderer Identifier verfügbar ist. Da es keinen Zusammenhang zu Ihrem Katalog-Workflow als Produkthersteller gibt, sollten Sie unbedingt eigene Identifier verwenden. |
Verwendung von Sonderzeichen in Identifiern für Katalogeinträge
Identifier für Katalogeinträge sind beschränkt auf den ASCII-Zeichensatz.
- Folgende Zeichen dürfen nicht verwendet werden:
: / ? # [ ] @ ! $ & ' ( ) * + , ; = ä ö ü ? - Folgende Zeichen dürfen verwendet werden:
Großbuchstaben A-Z, Kleinbuchstaben a-z, Ziffern 0-9. - Erlaubte Sonderzeichen:
Minus "-", Punkt ".", Unterstrich "_" , Tilde "~", Leerzeichen " "
Das Leerzeichen ist in Identifiern von Katalogeinträgen möglich, aber nicht in solchen Identifiern, die sich auf einen ganzen Katalog beziehen.
Wenn Sie Einträge aus Ihrem Katalog auf anderen Seiten verlinken wollen, z.B. auf Ihrer Homepage, sollten Sie den eventuellen Pflegeaufwand für Links bedenken, der für das Maskieren von Sonderzeichen im URL-Encoding auf Seiten Ihres Homepage-CMS entsteht.
Identifikationsschlüssel für Kataloge
werden unter beim Aktivieren eines neuen Kataloges in der Lizenzverwaltung Ihrer Organisation auf AUSSCHREIBEN.DE vergeben. Identifikationsschlüssel müssen auf AUSSCHREIBEN.DE eindeutig sein, dürfen nur ein einziges Mal vergeben werden und können nachträglich nicht geändert werden.
Verwenden Sie z.B. den Katalog- bzw. Firmennamen (ohne Gesellschaftsform):
Musterfirma GmbH >> musterfirma
Wenn Sie mehrere Kataloge haben, können Sie den Fachbereich hinzufügen:
musterfirma_tiefbau
Identifikationsschlüssel für Kataloge erscheinen in Webbrowsern öffentlich sichtbar in der Adresszeile (URL) und dürfen maximal 35 Zeichen lang sein. Nur folgende Zeichen können verwendet werden:
- Kleinbuchstaben a-z
- Zahlen 0-9
- Unterstrich _
- Minus -
Weitere Sonderzeichen, Leerzeichen, Umlaute, Scharfes ß, Großbuchstaben dürfen nicht verwendet werden.
