Bearbeitungsphase (Benutzerrechte)

Bearbeitungsphasen regeln die Zugriffsberechtigungen innerhalb des Workflows der LV-Bearbeitung, von der LV-Erstellung bis zur Freigabe der Schlussrechnung.

Getrennter Workflow für die Bereiche Ausschreibung und Vergabe und Abrechnung

In ORCA AVA sind die Angebote datentechnisch mit den Leistungsverzeichnissen verknüpft und - davon unabhängig! - bilden die Aufträge die Grundlage für Aufmaßprüfung und Rechnungsfreigaben. Basierend auf diesem Konzept können Sie die Bearbeitungsphasen und damit den Workflow getrennt definieren für die Bereiche

• Ausschreibung mit den Tabellen Leistungsverzeichnisse und Angebote
• Vergabe und Abrechnung mit den Tabellen Aufträge Aufmaßprüfung und Rechnungsfreigabe

Bearbeitungsphasen ändern

Beide Bereiche sind bei Auslieferung mit Bearbeitungsphasen vorbelegt. Sie können die Bearbeitungsphasen an Ihre Bedürfnisse anpassen.

• Neu erlaubt Ihnen, weitere Bearbeitungsphasen zwischen der ersten und der letzten Bearbeitungsphase festzulegen. Die neue Bearbeitungsphase wird unterhalb der Markierung eingefügt.

  

  Einer neu angelegten Bearbeitungsphase sind standardmäßig erst einmal keine Bearbeiter zugeordnet!

• Über Eigenschaften ändern Sie die Bezeichnungen der markierten Bearbeitungsphasen - mit Ausnahme der letzten Bearbeitungsphase.
• Löschen können Sie alle Bearbeitungsphasen mit Ausnahme der ersten und letzten Bearbeitungsphase.

Wer darf was in einer Bearbeitungsphase?

Innerhalb der Bearbeitungsphasen ordnen Sie dann nur noch die 'berechtigten' Benutzer zu. Die Bandbreite reicht von '(alle) dürfen', über 'nur bestimmte Benutzer dürfen etwas in dieser Bearbeitungsphase', bis zu '(keiner) darf etwas'.

In Version 23 wurde die Vorbelegung der Bearbeitungsphasen optimiert.

Für jede Bearbeitungsphase können Sie bei Bedarf zu jeder Tabelle eigene Einstellungen für die Benutzer-Zuordnung treffen - und damit in den einzelnen Prozessabschnitten LV-Bearbeitung, Angebotsbearbeitung, Auftragsbearbeitung, Aufmaßprüfung und Rechnungsfreigabe individuelle Zuständigkeiten abbilden.

Anwendungsbeispiele

• Zugriffsrechte auf eine Tabelle für alle Benutzer auf 'nur lesen' beschränken

  Projekttabelle mit Zuordnung 'keiner'

• Zugriffsrechte auf LV-Daten in einer Bearbeitungsphase für alle Benutzer auf 'nur lesen' beschränken

  Bearbeitungsphase mit Zuordnung 'keiner'

  Nur Projektadministratoren können dem LV dann eine andere Bearbeitungsphase zuweisen.

• Schreib-Rechte in LV-Daten einer Bearbeitungsphase auf bestimmte Benutzer einschränken

  Bearbeitungsphase mit Zuordnung der individuellen Bearbeiter

• Zugriffsrechte in Tabelle LV auf 'nur lesen' beschränken, sobald mit der Angebotserfassung begonnen wurde

  In Tabelle LV alle der Angebotsbearbeitung zugeordneten Bearbeitungsphasen mit Zuordnung 'keiner'

• Benutzer A und Benutzer B sind für die LV-Erstellung zuständig. Benutzer C soll sich später um die Angebotsprüfung der LVs kümmern.
  • In Tabelle LV Benutzer A und Benutzer B der Bearbeitungsphase für die LV-Erstellung als Bearbeiter zuordnen. A und B dürfen im LV lesen und schreiben.
  • In Tabelle ANG der Bearbeitungsphase für die LV-Erstellung "keiner" als Bearbeiter zuordnen. Somit kann niemand Angebote zu einem LV erfassen/bearbeiten, das noch in der Bearbeitungsphase für die LV-Erstellung ist.
  • In Tabelle ANG Benutzer C der Bearbeitungsphase für die Angebotsprüfung als Bearbeiter zuordnen. Er hat somit hier Schreib- und Leserechte.
• Besonderer Lese-Schutz für noch nicht beauftragte Angebote
  Noch nicht beauftragte Angebote sollen nur für die Abteilung für Angebotsauswertung einsehbar sein. Die technische Abteilung hingegen soll Angebote grundsätzlich nicht bearbeiten können. Erst wenn die Vergabeentscheidung gefallen ist, soll die technische Abteilung die Angebote einsehen können, um anschließend die Beauftragung durchzuführen.
  • Übergeordnet in den Eigenschaften:
    Für die Benutzer der Abteilung Angebotsauswertung Schreib- und Leserechte für Tabelle Angebote vergeben.
    Für die Benutzer der technischen Abteilung für Tabelle Angebote nur Leserechte vergeben.
  • In den Projekteinstellungen:
    Eigene Bearbeitungsphase für Angebote mit vorliegender Vergabeentscheidung definieren, z. B. „Vergabe Abschluss".
    Benutzer der Abteilung Angebotsauswertung im Bereich Ausschreibung, Tabelle Angebote, den Bearbeitungsphasen zuordnen.
    Benutzer der technischen Abteilung im Bereich Ausschreibung, Tabelle Angebote, nur der Bearbeitungsphase „Vergabe Abschluss" zuordnen.
  • Die zusätzliche Option Bei Angeboten auch Leserechte einschränken muss im Projekt aktiviert sein.

Die Bearbeitungsphasen und Zugriffsrechte im Projekt

Die Bearbeitungsphasen und die Lese- und Schreibrechte desjenigen, der eine Tabelle öffnet, werden im Projekt in eigenen Tabellenspalten angezeigt. Auch die Aktivierung der Bearbeitungsphasen geschieht bis Version 22 über eine Tabellenspalte im Projekt.

Neu ab Version 23:
Die Bearbeitungsphasen können bequem über die neue Ribbon-Registerkarte Team aktiviert werden.

Vorbelegung

Die Vorbelegung ist so gewählt, dass Projekte auch ohne Verwendung der Bearbeitungsphasen bearbeitet werden können. D. h. es gibt so gut wie keine Einschränkungen der Zugriffsrechte.

Wenn die Bearbeitungsphasen verwendet werden sollen, müssen Sie die jeweiligen Bearbeiter explizit zuweisen bzw. die Bearbeitung durch Zuweisen von keiner explizit sperren.

Beispiel für Sperren: In der Tabelle Angebote sollten LVs in den Phasen LV Erstellung, LV Prüfung und LV Versand nicht bearbeitet werden können: sie ersetzen alle durch keiner.

Bereich Ausschreibung
 

Bearbeitungsphase	Bearbeiter für Tabelle Leistungsverzeichnisse	Bearbeiter für Tabelle Angebote
LV Erstellung Aufstellen des Leistungsverzeichnisses mit Leistungsbeschreibungen, Mengen und Preisen Start-Phase, nicht löschbar	alle	alle
LV Prüfung Formelle und inhaltliche Prüfung des Leistungsverzeichnisses	alle	alle
LV Versand Das Leistungsverzeichnis wurde fachlich freigegeben. Das LV ist für die Einholung der Angebote bereit oder Angebotsanforderungen wurden bereits verschickt.	alle	alle
Angebot Erfassung Erfassen der eingegangenen Angebote	keiner	alle
Angebot Prüfung Prüfen und Werten der Angebote und Erstellen eines Preisspiegels	keiner	alle
Vergabe Vorschlag Abstimmung der Beauftragung mit dem Bauherrn Ausgangspunkt für Aufträge aus Angeboten	keiner	alle
Abgeschlossen Ein Bieter wurde mit den Bauleistungen beauftragt. Der Auftrag wurde in der ´Tabelle Aufträge angelegt. End-Phase, nicht löschbar	keiner (nicht änderbar!)	keiner (nicht änderbar!)

Bereich Vergabe und Abrechnung
 

Bearbeitungsphase	Bearbeiter in Tabellen Aufträge, Aufmaßprüfung und Rechnungsfreigabe
Auftrag Vergabe Ein Auftrag ist noch in Bearbeitung oder bereits vergeben (-> Status Fertig). Start-Phase, nicht löschbar	alle
Auftrag Ausführung Die Arbeiten zum Auftrag haben begonnen.	alle
Aufmaßprüfung und Abrechnung Rechnungen und/oder Aufmaßprüfungen sind eingegangen.	alle
Abnahme Gemäß §12 der VOB/B zwischen Auftragnehmer und Bauherr/Planer (Prüfung auf Mängel)	alle
Abgeschlossen Die Schlussrechnung ist freigegeben. End-Phase, nicht löschbar	keiner (nicht änderbar!)