Adressen der Projektbeteiligten pflegen

Jedes Projekt hat eine eigene Tabelle Adressen, in der Sie zentral alle Kontaktdaten für alle Projektbeteiligten hinterlegen können - bis hin zur Bankverbindung und individuellen Notizen. Die zentrale, projektinterne Adressenverwaltung erleichtert Ihnen die Arbeit an verschiedenen Stellen im Projektablauf:

• Befüllen Sie die Deckblattdaten von Ausgaben per Variable mit den entsprechenden Adressdaten. Die Variablen sind in den mitgelieferten Layouts bereits enthalten.
• Verknüpfen Sie per Knopfdruck Ihre Aufträge und Rechnungen mit dem jeweiligen Adressaten.
• Verwenden Sie Variablen für Adressen im Schriftverkehr und erstellen Sie mit wenig Aufwand beispielsweise Serienbriefe und PDF-Formulare für verschiedene Adressaten.

Ab Version 23 können Sie die Adressen auch ganz einfach per Drag&Drop aus Outlook befüllen.

Projekt-Adressen gehen in die Datensicherung des Projektes ein.

Workflow für die Adressverwaltung

Adressen erfassen oder hinzufügen

Sie können Adressinformationen:

• direkt in die Tabelle eintragen
• aus Tabellen anderer Projekte kopieren
• aus einer projektübergreifenden Bibliothek Adressen kopieren
• aus Textdateien mit Trennzeichen importieren (z.B. CSV-Datei exportiert aus einem E-Mail-Programm)

Neu ab Version 23:

• Hinzufügen von Outlook Kontakten per Drag&Drop
• Import von Visitenkarten (vCard *.vcf)

Auf die gleiche Weise können Sie auch eine projektübergreifende Bibliothek Adressen als zentrale Kopierquelle befüllen.

Adressen optimal anzeigen

Mit den Gruppier- und Sortierfunktionen sowie der Textsuche finden Sie schnell die gesuchten Adressinformationen.

• z. B. Gruppieren nach Branche oder Firma A-Z
• Spaltensortierung alphabetisch auf- oder absteigend

Ihre favorisierten Spalteneinstellungen können Sie auch unter einem eigenen Namen speichern.

Ausgaben zur Tabelle

• Als Textdatei mit Trennzeichen (csv) exportieren
• Neu ab Version 23: als Visitenkarte (vCard, vcf) exportieren
• Adresslisten und Etiketten für Ihren Schriftverkehr ausgeben
• Adresstabellen, probieren Sie die verschiedenen mitgelieferten Layouts

Adressen im weiteren Projektverlauf verwenden

• Adressinformationen des Bauherrn in die Tabelle Projektdaten kopieren
• Adresse eines Auftragnehmers mit einem Auftrag verknüpfen
• Adresse eines Auftragnehmers mit einer Rechnung verknüpfen
• Adressdaten über Variablen in Dokumente des Schriftverkehr einbinden und Serienbriefe erstellen.
  Beim Drucken des Dokuments wird je nach gewähltem Layout ein Serienbriefprotokoll mit ausgegeben.
• In PDF-Formulare einfügen

Adressen aus Projekten unseres Software-Partners PROJEKT PRO

Beim Öffnen eines Projektes erkennt ORCA AVA automatisch, ob dieses Projekt aus PROJEKT PRO heraus für ORCA AVA angelegt wurde. Für solche Projekte wird automatisch geprüft, ob eine 'Beteiligtenliste' für ORCA AVA vorhanden ist. Die Adressen aus dieser Liste werden automatisch in die Tabelle Adressen importiert und bei jedem Öffnen abgeglichen.

Die Tabelle Adressen ist dann schreibgeschützt - die Bearbeitung der Adressen erledigen Sie ausschließlich in PROJEKT PRO.

Näheres zur Beteiligtenliste finden Sie in der Hilfe Ihres PROJEKT PRO!

- Näheres unter www.projektpro.com!