Bearbeiten | Status

Den Bearbeitungszustand eines Eintrags können Sie über die Schaltfläche Status festlegen. Der Status wird in der Tabellenzeile mit einem Rautensymbol visualisiert.

• Innerhalb eines Arbeitsabschnittes - wie Kostenschätzung, Ausschreibung oder Beauftragung - sehen Sie so schnell den aktuellen Bearbeitungsstand.
• Über den Projektworkflow hinweg betrachtet, können Sie so den Bearbeitungs- und Fertigstellungsprozess zu einer Vergabeeinheit verfolgen.

Status Historie

Status-Historie

Intern wird protokolliert, wer (Windows-Benutzername) wann (Datum + Uhrzeit) welche Änderung am Status (vorher => nachher) vorgenommen hat. Beim Kontakt des Mauszeigers mit einem 'Statussymbol' sehen Sie die Historie der chronologisch jüngsten Änderungen (max. 30 Änderungen - ältere fallen raus):

Wo gibt es den Status?

Den Status gibt es in den gewerkeorientierten Tabellen, die den Projektverlauf abbilden:

• Gewerkeschätzung (GWS)
• Leistungsverzeichnisse (LV)
• Angebote (ANG)
• Aufträge (AUF)
• Aufmaßprüfung (AMP)
• Rechnungsfreigabe (REC)

Der Kostenstand - Gewerke (bis Version 22 Kostenverlauf) zeigt den Status an, der in REC gesetzt ist.

Welche Einträge können einen Status erhalten?

Sie können jeden Eintrag in diesen Tabellen mit einem Status kennzeichnen:

Die gesamte Tabelle (= die erste Zeile in jeder Tabelle, z.B. Projekt oder Bibliothek)

Gliederungspunkte mit untergeordneten Einträgen (in jeder hierarchischen Ebene, z.B. LV, Los, Abschnitt)

Gliederungspunkte mit eigenen Daten (z.B. Angebote)

Positionen (alle Positionsarten)

Der Status wirkt hierarchisch auf die untergeordneten Einträge.

Die Vergleichswerte (Systembieter) in den Angeboten, z.B.  Mittelwert, haben keinen Status, da sie nicht bearbeitet werden können, sondern automatisch errechnet werden.

Welchen Status kann ein Eintrag annehmen?

Generell gesagt, gibt es zwei Zustände: In Bearbeitung und Fertig. Zusätzlich können Sie Einträgen, die Sie noch einmal genauer ansehen wollen, den Status  Prüfen zuweisen.

Wann etwas In Bearbeitung oder Fertig ist, entscheiden hauptsächlich Sie als Anwender. ORCA AVA schlägt Ihnen aber bei manchen Aktionen vor, den Status zu verändern.

Was bedeutet 'In Bearbeitung'?

In Bearbeitung sind:

• Zunächst generell alle neu angelegten Einträge.
• Einträge, die Sie als Anwender so setzen.

Diese Einträge können Sie frei bearbeiten.

Was bedeutet 'Prüfen'?

• Mit Prüfen können Sie Einträge kennzeichnen, die Sie sich noch einmal genauer ansehen wollen.
• Prüfen können Sie nur für Einträge setzen, die sich noch In Bearbeitung befinden.
• Solange Einträge mit Prüfen gekennzeichnet sind, können Sie übergeordnete Einträge nicht als  Fertig kennzeichnen.

Diese Einträge können Sie frei bearbeiten.

Was bedeutet 'Fertig' und 'implizit' Fertig?

Was Fertig kennzeichnen Sie, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist.

Die Einträge mit der Kennzeichnung Fertig bzw. implizit Fertig sind schreibgeschützt!
Um solche Einträge wieder bearbeiten zu können, müssen Sie ggf. zunächst eine Meldung bestätigen und den Status wieder auf  In Bearbeitung setzen.

Status 'Fertig' in Projekttabellen

GWS

Fertig bedeutet: Die Kostenschätzung/-berechnung ist abgeschlossen.
(gilt für alle Eintrags-Ebenen)
 

LV

Fertig bedeutet...

• diese Position ist für das LV fertig bearbeitet
• dieser Gliederungspunkt ist komplett zusammengestellt und fertig bearbeitet
• dieses LV ist versandfertig, kann den Ausschreibungsunterlagen hinzugefügt werden (oder ist bereits versandt)
• die Erstellung der Leistungsverzeichnisse für dieses Projekt ist abgeschlossen
   

ANG

Fertig bedeutet ...

• für diese Position sind die Angebotswerte in diesem Angebot komplett erfasst
• für diesen Gliederungspunkt sind die Angebotswerte in diesem Angebot komplett erfasst
• für diesen Bieter sind die Angebotswerte komplett erfasst
• für dieses Leistungsverzeichnis sind die Angebote komplett erfasst
• die Angebotsprüfung für dieses Projekt ist abgeschlossen
  

AUF

Fertig bedeutet...

• diese Position ist für die Auftragserteilung fertig bearbeitet
• dieser Gliederungspunkt ist komplett zusammengestellt
• dieser Auftrag ist vergabefertig oder bereits vergeben
• die Vergabe der Aufträge ist in diesem Projekt abgeschlossen
• neu angelegte Daten (Gliederungspunkte, Positionen und Teilmengen) werden in diesem Auftrag automatisch als Nachtrag gekennzeichnet
  Sie erkennen das in der Spalte Nachtragsnummer, dort ist entweder die Nachtragsnummer angezeigt oder (bei Einträgen, die Sie noch keinem Nachtrag zugeordnet haben). Bei Positionen wird zusätzlich das Symbol mit einem kleinen gelben Stern überlagert:  Nachtragsposition.

  Sie können die Kennzeichnung für den Auftrag auch wieder auf In Bearbeitung zurücksetzen, dann werden neu angelegte Einträge in diesem Auftrag automatisch wieder ohne Kennzeichnung als Nachtrag angelegt.

AMP

Fertig bedeutet...

• für diese Position sind die Aufmaße für diese Rechnung geprüft, z.B. weil...
    a) der AMP-Wert erfasst ist
    b) diese Position bei dieser REC keinen Zuwachs hat
    c) diese Position bereits für diesen AUF komplett fertig geprüft ist.

  Achtung: Es gibt auch die Eigenschaft: Position abgeschlossen.

• für diesen Gliederungspunkt sind die Aufmaße für diese Rechnung geprüft
• für diese Rechnung ist die Prüfung der Aufmaße abgeschlossen
• für diesen Auftrag sind alle Aufmaße komplett geprüft
• die Prüfung der Aufmaße in diesem Projekt ist abgeschlossen
   

REC

Fertig bedeutet...

• diese Rechnung ist abschließend geprüft
• dieser Auftrag ist komplett abgerechnet

Im KVL können Sie optional einstellen, dass für Aufträge, die Fertig sind, der Wert aus der Rechnungsfreigabe für die Prognose verwendet wird. Die Option arbeitet dann unabhängig vom Vorhandensein einer Schlussrechnung und den allgemeinen Regeln zur Ermittlung der Prognose.

Bei  Fertigen Aufträgen werden dann auch die Bruttobeträge aus der Rechnungsfreigabe als Prognose angesetzt. Alle Einstellungen aus früheren Projektphasen, die zu einem anderen Ergebnis führen würden, werden ignoriert, z.B. die Einstellung Bei der Prognose berücksichtigen. aus den Vertragsbedingungen .

Im Umkehrschluss können Sie so auch für Aufträge, bei denen mehrere Schlussrechnungen vorhanden sind, den Status  In Bearbeitung setzen, um damit wieder die allgemeinen Regeln zur Ermittlung der Prognose in Kraft zu setzen.

Status 'implizit' Fertig'

Da mit hierarchischen Datenstrukturen gearbeitet wird, ist eine Überlagerung möglich.

Beispiel: Sie setzen für ein LV den Status  Fertig - obwohl sie im LV keine Positionen und keine Titel explizit als  Fertig gekennzeichnet haben. Alle diesem LV untergeordneten Einträge erhalten dann automatisch die überlagerte 'implizit' Fertig Kennzeichnung.

Update-Info zum Status bei Versionswechsel 2012 auf 2013 (oder aktueller)

Beim Update von ORCA AVA bis 2012 auf 2013 oder aktueller werden Ihre vorhandenen Dateien beim ersten Öffnen nach dem Update konvertiert. Es passiert folgendes:

1. In den Tabellen GWS, LV, ANG, AUF, AMP, REC wird der Status gesetzt.
   
2. Falls in diesen Tabellen  Anhänge mit Kategorie vorhanden sind, werden die alten Kategorien wie folgt zum Status konvertiert:

   - bis 2012 -	- ab 2013 -
   Standard In Bearbeitung	In Bearbeitung
   Erledigt	Fertig
   Prüfen	Prüfen

   Der Anhang bleibt (ohne Kategorie) erhalten, falls Kommentare oder Anlagen enthalten sind.
   Leere Anhänge, die Sie nur für die Kategorisierung benutzt haben, werden automatisch entfernt.

   

   Prognoseüberschreitung in der Aufmaßprüfung:

   Bei einer Überschreitung der Prognose durch das erfasste Aufmaß wurde Ihnen bisher angeboten, eine automatische Kennzeichnung mit folgendem Text setzen zu lassen:

   

   Diese automatisch erzeugten Kommentare werden beim Update auf ORCA AVA Versionen ab 2013 entfernt.
   Die Relation von Aufmaß, bzw. Prognose zu Auftragsmenge ist nun direkt am Positions-Icon visualisiert.

   
   

3. GWS, LV, ANG: Nach dem Update sind generell alle Einträge In Bearbeitung.

   Ausnahme natürlich: Es gibt wegen der Umsetzung der Kategorien aus (2.) einen anderen Status.
   

4. AUF: Den Status Fertig erhalten Aufträge, ...
   • die Sie mit  Neu | Auftrag aus Angeboten erstellt hatten
     Hintergrund: In solchen Aufträgen wurden neu angelegte Positionen automatisch als  Nachtrag gekennzeichnet - dasselbe passiert nun, wenn ein Auftrag den Status Fertig besitzt.

     oder

   • bei denen es mindestens eine Rechnung gibt - egal, welche Rechnungsart
     Hintergrund: Wenn bereits eine Rechnung angelegt wurde, liegt die Vermutung nahe, dass dieser Auftrag fertig vergeben ist. Auch dann sollten neu angelegte Positionen vermutlich eher als  Nachtrag gekennzeichnet werden.
     
5. AMP, REC: Den Status Fertig erhalten Aufträge, bei denen mindestens eine Schlussrechnung vorhanden ist.

   

   Zu 4. + 5.: Fertig wird immer nur auf Ebene des Auftrags gesetzt, damit Sie mit einem Klick wieder zu In Bearbeitung wechseln können - falls Sie anderer Meinung sind.
   

6. Fertig wird nicht gesetzt, wenn untergeordnet noch mindestens ein Eintrag mit  Prüfen gekennzeichnet ist.
   
7. Im KVL wird der Status aus der Rechnungsfreigabe angezeigt, falls Sie diesen Status beim Aktualisieren des KVL berücksichtigen lassen (und nur für Einträge, deren Prognosequelle REC ist). Wenn Sie den Status aus der Rechnungsfreigabe nicht berücksichtigen lassen, sind im KVL alle Einträge als In Bearbeitung angezeigt.