Pflege eindeutiger Kennungen
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Pflege eindeutiger Kennungen beim direkten Upload
Pflege eindeutiger Kennungen in ORCA TEXT (veraltet)
Übersicht der möglichen Identifier und Dateiarten
Was ist ein Identifier?
Identifier (auch Identifikatoren oder Referenzwerte) sind eindeutige, permanente Kennungen zur Identifizierung und Referenzierung von Katalog-Elementen über den gesamten Lebenszyklus eines Katalogs hinweg. Ein einmal vergebener Identifier zu einem Element darf nie wieder geändert oder anders zugeordnet werden. Wird das Element gelöscht, darf dieser schon einmal vergebene Identifier nicht mehr benutzt werden.
Idealerweise vergeben Sie als Produkthersteller die Identifier für alle Katalog-Elemente. Je nachdem, wie Sie Ihren Katalog erzeugen, können Sie verschiedene Informationen als Identifier verwenden. Sie können beispielsweise die Artikelnummer als Identifier heranziehen. Sofern Sie keine Identifier vergeben, werden von ORCA TEXT oder AUSSCHREIBEN.DE automatisch Identifier zugeordnet.
- Wenn Sie mit Catalog Manager Beta arbeiten, erzeugt das Programm automatisch einen Identifier für neue Katalogeinträge. Sind Einträge bereits im Live-Katalog vorhanden, werden die entsprechenden Identifier erhalten.
- Wenn Sie mit einem System wie WaWi, ERP oder PIM arbeiten, werden im Rahmen des GAEB XML- oder BMEcat-Exportes automatisch Identifier erzeugt. Diese können für den Katalog verwendet werden.
- Wenn Sie mit Excel arbeiten, können Sie die Artikelnummer (Spalten und ) und die Spalte für den Identifier verwenden.
- Wenn Sie mit ORCA TEXT (veraltet) arbeiten, erzeugt das Programm automatisch einen Identifier für alle Katalogelemente
Wozu brauche ich Identifier?
Am Identifier werden Katalog-Elemente eindeutig erkannt, auch nach:
- Änderung und Aktualisierung von Katalogelementen (z.B. Kurztext, Langtext, Preis, Bilder, Anhänge)
- Änderung der Reihenfolge der Elemente im Katalog
- Hinzufügung neuer Elemente im Katalog
Der Identifier garantiert damit die statistische Auswertung von einzelnen Elementen im Katalog über den gesamten Lebenszyklus dieses Kataloges hinweg.
- Identifier ermöglichen Ihnen auch die Einbindung von einzelnen Katalogelementen auf Ihrer Homepage. In der Katalogverwaltung auf AUSSCHREIBEN.DE erfahren Sie mehr dazu unter dem Menüpunkt .
- Unter finden Sie alle Identifier zum aktuell veröffentlichten Live-Katalog. Direkt zur Referenzliste im YouTube-Video springen
Pflege eindeutiger Kennungen beim direkten Upload
Beim direkten Upload über die Katalogverwaltung von AUSSCHREIBEN.DE oder über FTP beachten Sie bitte die folgenden Hinweise für GAEB XML, BMEcat und Excel.
GAEB XML (X81, X82)
Wenn Sie GAEB XML-Dateien über die Katalogverwaltung hochladen, ist kein Eingriff in die Referenzierung nötig.
BMEcat
Wenn Sie BMEcat verwenden und Ihre Datei über die Katalogverwaltung hochladen, ist kein Eingriff in die Referenzierung nötig. Bitte beachten Sie die allgemeinen Hinweise zu BMEcat.
Excel
Ihre Excel-Datei für den Upload auf AUSSCHREIBEN.DE muss nach einer bestimmten Spezifikation aufgebaut sein.
Die Excel-Vorlage mit allen Spalten und eine Demodatei zum Download finden Sie in der Katalogverwaltung unter .
Spalte RefKey verwenden
Sie benutzen einen eigenen Identifier, z.B. aus WaWi, PMS oder ERP und exportieren diesen in die Spalte der Excel-Liste oder tragen ihn dort manuell ein.
- Beim direkten Excel-Upload nach AUSSCHREIBEN.DE darf der RefKey bis zu 200 Zeichen lang sein.
- Der RefKey für ein Katalogelement darf sich nach der einmal erfolgten Vergabe nicht mehr ändern.
- Wenn Sie neue Zeilen, also neue Positionen oder Gliederungspunkte, in Ihre Excel-Datei einfügen, müssen Sie zugleich auch für jede neue Zeile einen neuen RefKey eintragen.
- Wenn Sie ein Katalogelement löschen, dürfen Sie den zugehörigen RefKey nicht mehr verwenden.
Dieses Verfahren wird empfohlen, wenn Sie keine Artikelnummer verwenden.
Spalten Refkey und Artikelnummer verwenden
Sie verwenden Artikelnummern zur Ausgabe im Katalog und den (siehe oben) zur Referenzierung. Dieses Verfahren wird empfohlen, wenn Sie Artikelnummern verwenden.
Die Artikelnummer können Sie in den Spalten und eingeben. In der Spalte kann ebenfalls eine GTIN (EAN) eingegeben werden.
Die Sichtbarkeit und das Label für die beiden Felder und wählen Sie in der Katalogverwaltung unter .
Übersicht der möglichen Identifier und Dateiarten
Dateiarten, Identifier und Sonderzeichen
Identifikationsschlüssel für Katalogeinträge
Je nach Dateiart haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Identifier für Katalogeinträge auf AUSSCHREIBEN.DE festzulegen. Bereits in einem Live-Katalog verwendete Referenzwerte finden Sie in der jeweiligen Katalogverwaltung unter .
- Artikelnummer
kann bei allen Dateiarten verwendet werden. Maximale Länge: 50 Zeichen - RefNr.
wird in ORCA TEXT in der Spalte angelegt, über . Syntax ist RefNr:MeineReferenznummer
maximale Länge der Referenznummer: 24 Zeichen - RefKey
ist eine optionale Spalte beim direkten Upload von Excel-Dateien, kann als Identifier verwendet werden. Maximale Länge: 200 Zeichen
Die frühere Bezeichnung kann in Excel alternativ weiter verwendet werden.
RefKeys aus Excel-Dateien werden beim Import in ORCA TEXT als in der Spalte abgebildet. - Group ID
wird in BMEcat-Dateien für eine benutzerdefinierte Struktur erzeugt. - Code
wird in BMEcat-Dateien bei Verwendung von ETIM 6.0 oder ETIM 7.0 erzeugt. - GAEB ID
wird in GAEB XML-Dateien und bei ORCA TEXT-Exporten für AUSSCHREIBEN.DE verwendet. AUSSCHREIBEN.DE unterstützt die Austauschphasen .X81 und .X82. - Kurztext
kann bei Leistungspositionen als Identifier verwendet werden. - Bezeichnung
kann bei Textpositionen als Identifier verwendet werden. - System (GUID)
wird im Hintergrund erzeugt und kann vom Anwender nicht beeinflusst werden. Die GUID von AUSSCHREIBEN.DE wird beim Katalogupload automatisch als Identifier verwendet, wenn kein anderer Identifier verfügbar ist.
Sonderzeichen in Identifiern für Katalogeinträge
Identifier für Katalogeinträge sind beschränkt auf den ASCII-Zeichensatz.
Folgende Zeichen dürfen nicht verwendet werden:
: / ? # [ ] @ ! $ & ' ( ) * + , ; = ä ö ü ß
Folgende Zeichen dürfen verwendet werden:
- Großbuchstaben A-Z
- Kleinbuchstaben a-z
- Ziffern 0-9
- Erlaubte Sonderzeichen sind Minus "-", Punkt ".", Unterstrich "_" , Tilde "~", Leerzeichen " ". Das Leerzeichen ist in Identifiern von Katalogeinträgen möglich, aber nicht in Identifikationsschlüsseln, die sich auf einen ganzen Katalog beziehen.
Wenn Sie Einträge aus Ihrem Katalog auf anderen Seiten verlinken wollen, z.B. auf Ihrer Homepage, sollten Sie den eventuellen Pflegeaufwand für Links bedenken, der für das Maskieren von Sonderzeichen im URL-Encoding auf Seiten Ihres Homepage-CMS entsteht.
Identifikationsschlüssel für Kataloge
werden unter beim Aktivieren eines neuen Kataloges in der Lizenzverwaltung Ihrer Organisation auf AUSSCHREIBEN.DE vergeben.
Auf AUSSCHREIBEN.DE müssen Identifikationsschlüssel für Kataloge eindeutig sein, können nicht nachträglich geändert werden und dürfen nur ein einziges Mal verwendet werden.
Verwenden Sie z.B. den Katalog- bzw. Firmennamen (ohne Gesellschaftsform):
Musterfirma GmbH >> musterfirma
Wenn Sie mehrere Kataloge haben, können Sie den Fachbereich hinzufügen:
musterfirma_tiefbau
Identifikationsschlüssel für Kataloge erscheinen in Webbrowsern öffentlich sichtbar in der Adresszeile (URL) und dürfen maximal 35 Zeichen lang sein. Nur folgende Zeichen können verwendet werden:
- Kleinbuchstaben a-z
- Zahlen 0-9
- Unterstrich _
- Minus -
Leerzeichen, Sonderzeichen, Umlaute, Scharfes ß dürfen nicht verwendet werden.
Pflege eindeutiger Kennungen in ORCA TEXT
Die ältere Desktop-Anwendung wird durch die Browser-App ersetzt. Der Catalog Manager bietet viele Vorteile, z.B. müssen Sie die Anwendung nicht mehr installieren. Momentan ist der Catalog Manager nur für eingeladene Teilnehmer am Beta-Programm verfügbar.
Sie haben drei Möglichkeiten, um Identifizierung und Referenzierung über ORCA TEXT zu realisieren:
- Verwendung der Artikelnummer
- Verwendung der Spalte Suchschlüssel
- Automatische Referenzierung
Verwendung der Artikelnummer
Sie können eine Artikelnummer mit maximal 50 Zeichen Länge in der Spalte hinterlegen:
In der Katalogverwaltung von AUSSCHREIBEN.DE aktivieren Sie in den Katalogeinstellungen die Option .
Für Elemente ohne Artikelnummer generiert ORCA TEXT einen Identifier für die statistische Auswertung und Referenzierung.
Verwendung der Spalte Suchschlüssel
Sie können in ORCA TEXT über 
in der Spalte einen Identifier festlegen. Dazu benutzen Sie die Syntax <RefNr:MeineReferenznummer> mit dem Doppelpunkt als Separator zu Ihrer Referenznummer. Maximale Länge der Referenznummer: 24 Zeichen. - Beispiel:
Beim Import von Excel-Dateien gemäß Spezifikation wird der Identifier aus der Excel-Spalte in die Spalte in ORCA TEXT übertragen.
Automatische Referenzierung
Sie erstellen Ihr Katalog-LV direkt in ORCA TEXT oder aus einer importierten GAEB, Excel- oder BMEcat-Datei. Beim Export nach AUSSCHREIBEN.DE werden automatisch Identifier für alle Positionen und Gliederungspunkte Ihres Katalog-LVs erzeugt. Benutzen Sie dazu einfach die Export-Schaltfläche im Start-Ribbon:
