Spezifikation der Excel Liste
Wenn Sie Kataloge mit Excel (.XLSX) erstellen, müssen Sie die hier beschriebenen Bedingungen einhalten.
Eine Vorlage (.XLTX) mit dem vollständigen Schema zum Download finden Sie in der Katalogverwaltung unter
Beispiel für eine Excel-Datei zur Katalogerstellung:
Dateiformat
- Die Excel-Datei muss im Format *.XLSX vorliegen (ab MS Excel 2007). Wenn Sie unser Excel-Template verwenden, wird die erstellte Datei automatisch als *.XLSX gespeichert.
- In der Excel-Datei müssen die Daten
als Tabelle formatiert sein.- In der Excel-Datei wählen Sie die Tabelle mit Ihren Daten.
- Die erste Zeile muss die Spalten-Überschriften beinhalten.
- Markieren Sie die Daten inkl. Überschriften-Zeile und wählen Sie im Ribbon Start: :
- Markieren Sie eine Tabellenvorlage.
- Prüfen und bestätigen Sie den Dialog mit
- Übernommen wird das erste Tabellenblatt (Registerkarte, Tab) der Excel-Datei.
- Zeilenumbrüche und Groß-Kleinschreibung innerhalb einer Tabellenzelle werden unterstützt.
- Andere Formatierungen in der Excel-Tabelle werden nicht unterstützt (z.B. fett, kursiv). Nutzen Sie die Spalte , um über eine verlinkte Datei formatierte Langtexte in den Katalog zu übernehmen.
Definition der Tabellenspalten
Bitte verwenden Sie folgende Spalten-Bezeichnungen, damit Gliederung und Inhalte in Ihren Katalog übernommen werden können. Wie Sie Ihren Katalog mit diesen Spalten in der Excel-Datei strukturieren, wird im Anschluss erklärt.
Spalten-Bezeichnung |
Erläuterung |
Bestimmt die Bezeichnung des entsprechenden Ordners. Es darf maximal fünf Ebenen geben. Eine Ebene darf nur dann vorhanden sein, wenn auch alle übergeordneten Ebenen vorhanden sind. Auf einer Ebene kann es mehrere Gliederungspunkte geben. sind optional. |
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Bestimmt den Kurztext der Position. |
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Der Langtext der Position ist unformatiert. |
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Dateiname, lokaler Dateipfad oder URL zu einer Textdatei mit formatiertem Langtext. Unterstütztes Format: *.DOCX. Bei korrekter Verwendung dieser Spalte entfällt die Spalte Langtext als Pflichtspalte und muss nicht ausgefüllt werden. Die Langtextdateien und der Katalog müssen gemeinsam als ZIP-Archiv hochgeladen werden. Näheres finden Sie weiter unten im Abschnitt . |
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Maximale Länge der Einheit: 4 Zeichen. |
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Bestimmt den Einheitspreis der Position. |
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Sie können diese Spalte dazu benutzen, um Hinweistexte zu erzeugen. Es gibt zwei mögliche Werte für das Feld :
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Maximale Länge der Artikelnummer: 50 Zeichen. Sichtbarkeit und Label setzen Sie in der Katalogverwaltung auf AUSSCHREIBEN.DE: . Das Feld kann zur Identifikation bei Portal-Verknüpfungen verwendet werden. Im Feld kann auch eine weitere GTIN eingegeben werden. |
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Feld zur Eingabe einer bis zu 14-stelligen GTIN (auch als EAN bekannt). GTIN-Codes werden beim Upload geprüft. Das Feld kann zur Identifikation bei Portal-Verknüpfungen verwendet werden. Sichtbarkeit und Label setzen Sie in der Katalogverwaltung auf AUSSCHREIBEN.DE: . |
Dateinamen, relative Dateipfade oder URLs zu maximal 3 angehängten Grafiken. |
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Kommentar zum Eintrag. Der Kommentar erscheint im Tab "Hinweise" oder "Hinweise und Links". |
Bezeichnung für maximal 50 Anlagen zu einer Position oder einem Ordner. Anlagen werden auf AUSSCHREIBEN.DE automatisch je nach Dateityp in die passende Registerkarte zur Position eingeordnet. Unterstützte Dateiformate |
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Dateinamen, relative Dateipfade oder URLs für maximal 50 Anlagen zu einer Position oder einem Ordner. Anlagen werden auf AUSSCHREIBEN.DE automatisch je nach Dateityp in die passende Registerkarte zur Position eingeordnet. Unterstützte Dateiformate |
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(empfohlen) |
Eindeutiger Identifier für jedes Element innerhalb des Kataloges, z.B. Artikel/Position, Hinweistext, Gliederungspunkt. Maximale Länge beim direkten Upload nach AUSSCHREIBEN.DE: 200 Zeichen Alternativ-Bezeichnungen: Der RefKey ist auch Identifier für die Einbindung einzelner Katalogelemente per API und für Ihre Statistiken auf AUSSCHREIBEN.DE, z.B. für die Exportstatistik eines Positionstextes. Wenn ein Katalogelement verschoben oder geändert wird, sorgt der RefKey für die richtige Zuordnung der Statistik zu diesem Element. Lesen Sie auch: Pflege eindeutiger Kennungen
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Kostengruppen und Leistungsbereiche für den Planer zuordnen
Wir empfehlen die Zuordnung zu Kostengliederungen für jede Position in Ihrem Katalog, z.B. zu den Kostengruppen der DIN 276 - 2018. Kostengliederungen sind für Planer, Ausschreibende und Objektberater im AVA-Prozess unverzichtbar. Die Zuordnung zu Kostengruppen und Leistungsbereichen steigert darum die Attraktivität der Positionstexte Ihres Katalogs! Damit die Kostengruppe einer Position von AUSSCHREIBEN.DE beim Excel-Upload richtig zugeordnet werden kann, muss die KG-Nummer in der Excel-Spalte für die gewünschte Kostengliederung eingetragen sein. Im Datenfeld für die Kostengruppe unter dem Langtext erscheint dann die vollständige Bezeichnung der Kostengruppe oder des Leistungsbereichs.
AUSSCHREIBEN.DE zeigt immer die DIN 276 2018-12. Sollten Sie noch die ältere DIN 276 von 2008 verwenden, können Sie diese einfach in der entsprechenden Spalte eintragen. AUSSCHREIBEN.DE wandelt die älteren KG-Zuordnungen automatisch in die neueren um. Ideal für den Planer ist die Zuordnung zur DIN 276 und zu Leistungsbereichen. Kostengruppenzuordnungen in Ihren Positionen sollten immer über die vorgesehene Excel-Spalte in das Datenfeld unter dem Langtext übermittelt werden, nicht im Langtext selbst. Damit stellen Sie sicher, dass die Kostengruppe auch in der Software des Planers in das richtige Datenfeld übernommen wird. Ist die KG-Nummer korrekt platziert, generiert AUSSCHREIBEN.DE auch den Suchfilter zur verwendeten Kostengliederung. Mit Kostengruppen in Ihren Positionen bieten Sie einen schnelleren Workflow für Planer und erhöhen die Beliebtheit Ihres Katalogs. |
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Kostengruppen der Kostengliederung DIN 276 von 2018 |
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Kostengruppen der Kostengliederung DIN 276 von 2008 |
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Kostengruppen der Kostengliederung Leistungsbereiche für Ausschreibungstexte |
Strukturieren des Katalogs über die Ebenen-Spalten
Das folgende Beispiel zeigt eine Excel-Datei mit vier Ebenen. und haben jeweils einen Gliederungspunkt, hat drei und hat sieben Gliederungspunkte:
Regeln zur Strukturierung
Beachten Sie beim Strukturieren Ihres Katalogs folgende Regeln, damit Ihre Excel-Liste als Katalog importiert werden kann.
- Gliederungsebenen in Ihrem Katalog bilden Sie über die Spalten bis . Die Spalten sind optional. Es gibt maximal fünf Ebenen.
- Eine Ebene kann mehrere Gliederungspunkte mit verschiedenen Bezeichnungen haben.
- Eine Ebene darf nur vorhanden sein, wenn die höheren Ebenen ebenfalls vorhanden sind. Beispiel: Wenn es gibt, muss es auch und geben.
- Artikel/Positionen liegen auf der tiefsten der vorhandenen Ebenen.
- Alle Informationen zu Artikel/Position müssen in einer Tabellenzeile eingetragen sein.
- Alle Ebenenbezeichnungen müssen in jeder Zeile ausgefüllt sein.
- Pflichtspalten für Positionen bzw. Artikel sind: , und .
- Wird ein bestehender Gliederungspunkt für eine Position nicht benötigt, muss diese Ebene in der Zeile dieser Position mit der Zeichenfolge[LEER]beschriftet werden. Ein Beispiel für eine solche Struktur mit ungleicher Gliederungstiefe finden Sie gleich im Anschluss.
Gliederungsstruktur mit ungleichen Gliederungstiefen
Wenn ein Katalogbereich weniger Unterpunkte hat, müssen Sie nicht belegte Ebenen-Spalten mit dem Ausdruck [LEER]in eckigen Klammern belegen, um diese zu überspringen.
Im unteren Beispiel hat der Katalog vier Gliederungsebenen. Der Bereich hat auf die zwei Unterabschnitte und Der Bereich ist aber nicht weiter untergliedert, darum ist bei allen Türen die mit [LEER] belegt.
Bilder und Anlagen zum Katalog hinzufügen
Beim Workflow über Excel haben Sie zwei Möglichkeiten, Bilder und Anlagen in Ihren Katalog zu integrieren:
- Hinzufügen als Link auf eine URL: URLs tragen Sie in den Spalten bzw. ein. Verlinkte Dateien in diesen Spalten werden beim Upload des Katalogs von AUSSCHREIBEN.DE heruntergeladen und in den Katalog integriert.
- Hinzufügen als Datei im Upload Package: Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten der Strukturierung:
- Anlagen und Bilder liegen neben der Excel-Datei im selben Verzeichnis. Den jeweiligen Dateinamen tragen Sie in den Spalten bzw. ein:
- Anlagen und Bilder liegen in einem oder mehreren Unterordnern. Den Pfad von der Excel-Liste zur jeweiligen Datei tragen Sie ebenfalls in den Spalten bzw. ein:
- Anlagen und Bilder liegen neben der Excel-Datei im selben Verzeichnis. Den jeweiligen Dateinamen tragen Sie in den Spalten bzw. ein:
