Spezifikation der Excel-Liste

  Verfügbar in den Editionen Professional und Enterprise.

	Video: Der Excel-Import in ORCA AVA Demodaten und Vorlage für den Excel-Import Excel-Datei mit dem ORCA Text Finder öffnen Übernahme-Optionen für Excel-Spalten Übernahme-Optionen für die LV-Struktur

In den Tabellen Gewerkeschätzung, Leistungsverzeichnisse und Aufträge können Sie über den ORCA Text Finder Leistungsverzeichnisse aus Excel-Listen erstellen: Neu | Aus Excel-Liste (xlsx).

Für einen korrekten Import in ORCA AVA müssen Sie die hier beschriebenen Bedingungen in der Excel-Liste einhalten.

Eine Excel-Vorlage (.xltx) und eine Beispieldatei (.xlsx) finden Sie in den mitgelieferten Demodaten unter dem bei der Installation gewählten Pfad, z.B. C:\Users\Public\Documents\ORCA AVA\Benutzerdaten\Demodaten\für Importfunktionen\Excel\. Die Demodaten erreichen Sie auch direkt aus dem Programm:

Beispiel für eine Excel-Datei zum Import als Leistungsverzeichnis in ORCA AVA:

Dateiformat

• Die Excel-Datei muss im Format .xlsx vorliegen (ab MS Excel 2007). Wenn Sie unser Excel-Template verwenden, wird die erstellte Datei automatisch als *.xlsx gespeichert.
• In der Excel-Datei müssen die Daten als Tabelle formatiert sein.
  1. In der Excel-Datei wählen Sie die Tabelle mit Ihren Daten.
  2. Die erste Zeile muss die Spalten-Überschriften beinhalten.
  3. Markieren Sie die Daten inkl. Überschriften-Zeile und wählen Sie bei Start | Als Tabelle formatieren.
  4. Markieren Sie eine Tabellenvorlage.
  5. Prüfen und bestätigen Sie den Dialog mit OK.

     

• Übernommen wird das erste Tabellenblatt (Registerkarte, Tab) der Excel-Datei.
• Zeilenumbrüche und Groß-Kleinschreibung innerhalb einer Tabellenzelle werden unterstützt.
• Andere Formatierungen in der Excel-Tabelle werden nicht unterstützt (z.B. fett, kursiv). Nutzen Sie die Spalte Pfad Langtextdatei, um über eine verlinkte Datei formatierte Langtexte in Ihr LV zu übernehmen oder formatieren Sie Ihre Positionstexte bequem mit ORCA AVA.

Definition der Tabellenspalten

Bitte verwenden Sie folgende Spalten-Bezeichnungen, damit Gliederung und Inhalte in Ihr Leistungsverzeichnis übernommen werden können. Es werden auch Alternativ-Bezeichnungen unterstützt. Wie Sie Ihr LV mit diesen Spalten in der Excel-Datei strukturieren, wird im Anschluss erklärt.

Spalten-Bezeichnung	Erläuterung
Ebene1 Ebene2 Ebene3 Ebene4	Bestimmt die Bezeichnung des entsprechenden Gliederungspunktes oder Titels in ORCA AVA. Eine Ebene darf nur dann vorhanden sein, wenn auch alle übergeordneten Ebenen vorhanden sind. Auf einer Ebene kann es mehrere Gliederungspunkte geben. Ebene2-4 sind optional. Positionen liegen auf der tiefsten Ebene. Alternativ-Bezeichnungen: struktur1-4, level1-4, gliederungsebene1-4
Kurztext Pflichtspalte	Bestimmt den Kurztext der Position. Alternativ-Bezeichnungen: bezeichnung, titel, KT
Langtext Pflichtspalte	Der Langtext der Position ist unformatiert. Alternativ-Bezeichnungen: positionstext, beschreibung, text, LT Sie können diese Spalte unausgefüllt lassen, wenn Sie stattdessen in der Spalte Pfad Langtextdatei Angaben zu einer gesonderten Textdatei hinterlegen.
Pfad Langtextdatei	Dateiname oder lokaler Dateipfad zu einer Textdatei mit formatiertem Langtext; unterstütztes Format: *.docx Alternativ-Bezeichnungen: pfadlangtext, langtextdatei, positionstextdatei, beschreibungsdatei, textdatei
Einheit Pflichtspalte	Maximale Länge der Einheit: 4 Zeichen. Neue Einheiten definieren Sie in Datei | Einstellungen > Allgemein | Einheiten. Alternativ-Bezeichnung: eh
Menge	Für die Menge können maximal 3 Nachkommastellen verwendet werden. Alternativ-Bezeichnung: Anzahl
Preis	Bestimmt den Einheitspreis der Position. Maximale Länge: 11-stelliger Dezimalwert, 2 Nachkommastellen Alternativ-Bezeichnungen: EP, Einheitspreis
Pfad Grafik 1 Pfad Grafik 2 Pfad Grafik 3	Dateinamen oder lokale Dateipfade zu maximal 3 angehängten Grafiken. Unterstützte Formate: *.gif, *.jpg, *.bmp, *.rle, *.ico, *.png Diese Grafiken werden auf der Registerkarte Grafik der Position hinterlegt. Alternativ-Bezeichnungen: pfadgrafik1-3, pfadgraphik1-3, grafik1-3, graphik1-3, bild1-3 Beim Datenaustausch im Format GAEB XML werden nur Bilder im Positionslangtext übertragen. Erstellen Sie dazu die Langtexte mit den Grafiken in eigenen .docx-Dateien und hinterlegen Sie den Zugriff darauf in der Spalte Pfad Langtextdatei.
Kommentar	Kommentar zur Position; erscheint beim Import in ORCA AVA als Kommentar Alternativ-Bezeichnungen: kommentar, notiz, hinweis, zusatz, anmerkung, info, bemerkung
Titel Anlage1 Titel Anlage2 Titel Anlage3 Titel Anlage4	Bezeichnung für maximal 4 Anlagen zur Position. Alternativ-Bezeichnungen: titelanlage1-4, titelanhang1-4, anlagetitel1-4, anhangtitel1-4
Pfad Anlage1 Pfad Anlage2 Pfad Anlage3 Pfad Anlage4	Dateinamen oder lokale Dateipfade für Anlagen zur Position. Anlagen werden beim Import in ORCA AVA als Anlage zur Position hinzugefügt. Alternativ-Bezeichnungen: pfadanlage1-4, pfadanhang1-4, anlage1-4, anhang1-4
DIN276 2018	Kostengruppen der Kostengliederung DIN 276 von 2018 Maximale Länge: 100 Zeichen Alternativ-Bezeichnungen: din2762018, din27618, 27618, 2762018, din2761201812, 27620112018, 2761122018
DIN276 2008	Kostengruppen der Kostengliederung DIN 276 von 2008 Maximale Länge: 100 Zeichen Alternativ-Bezeichnungen: din2762008, din27608, 27608, 2762008, din2761200812, 27620112008, 2761122008
Leistungsbereiche	Kostengruppen der Kostengliederung Leistungsbereiche Alternativ-Bezeichnungen: leistungsbereich, dinleistungsbereich, dinlb, LB

Strukturierung des LVs durch Verwendung der Spalten

Überblick

Das folgende Beispiel zeigt eine Excel-Datei mit zwei Ebenen und das Ergebnis in ORCA AVA. Alle Informationen zu einer Position sind in Excel in einer Tabellenzeile eingetragen:

Auf der Ebene1 befinden sich zwei Gliederungspunkte:

Auf der Ebene2 befinden sich fünf Gliederungspunkte:

Regeln zur Strukturierung

Sie müssen folgende Regeln beim Strukturieren Ihres LVs befolgen, damit Ihre Excel-Datei als Leistungsverzeichnis in ORCA AVA importiert werden kann:

• Gliederungsebenen in Ihrem LV bilden Sie über die Spalten Ebene1 bis Ebene4. Die Spalten Ebene2-4 sind optional.
• Eine Ebene kann mehrere Gliederungspunkte mit verschiedenen Bezeichnungen haben. Die Anzahl der Gliederungspunkte innerhalb einer der maximal vier Ebenen ist beliebig.
• Eine Ebene darf nur vorhanden sein, wenn die höheren Ebenen ebenfalls vorhanden sind. Beispiel: Wenn es Ebene3 gibt, muss es auch Ebene2 und Ebene1 geben.
• Positionen liegen auf der tiefsten der vorhandenen Ebenen.
• Alle Informationen zu einer Position müssen in einer Tabellenzeile eingetragen sein.
• Alle Ebenenbezeichnungen müssen in jeder Zeile ausgefüllt sein.
• Pflichtspalten für Positionen sind: Kurztext, Langtext und Einheit.
• Wird ein bestehender Gliederungspunkt für eine Position nicht benötigt, muss diese Ebene in der Zeile dieser Position mit der Zeichenfolge[LEER]beschriftet werden. Ein Beispiel für eine solche Struktur mit ungleicher Gliederungstiefe finden Sie gleich im Anschluss.

Gliederungsstruktur mit ungleichen Gliederungstiefen

Wenn ein Bereich im LV weniger Gliederungsebenen hat, müssen Sie nicht belegte Ebenen-Spalten mit [LEER] belegen, um diese zu überspringen.

Im unteren Beispiel hat ein LV drei Gliederungsebenen. Der Bereich Fenster hat die zwei Abschnitte Einflügelig und Zweiflügelig auf Ebene3. Der Bereich Türen ist aber nicht weiter untergliedert, darum ist bei allen Türen die Ebene3 mit [LEER] beschriftet.

Bilder und Anlagen zur Position hinzufügen

Beim Workflow über Excel können Sie 3 Bilder oder Grafiken und 4 Anlagen zu einer Position hinzufügen.

Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten der Strukturierung:

1. Anlagen und Bilder liegen neben der Excel-Datei im selben Verzeichnis. Den jeweiligen Dateinamen tragen Sie in den Spalten Pfad Anlage1-4 bzw. Pfad Grafik 1-3 ein:

   

2. Anlagen und Bilder liegen in einem oder mehreren Unterordnern. Den Pfad von der Excel-Liste zur jeweiligen Datei tragen Sie ebenfalls in den Spalten Pfad Anlage1-4 bzw. Pfad Grafik 1-3 ein:

   

Bilder und Grafiken

Sie können maximal 3 Bilder als Datei zu einer Position anfügen (Spalte Pfad Grafik1-3).

• Unterstützte Dateiformate: *.gif, *.jpg, *.bmp, *.rle, *.ico, *.png
• Bei der Übernahme nach ORCA AVA werden bis zu 3 lokal gespeicherte Bilder unter den jeweiligen Eigenschaften: Position im Register Grafik eingefügt.
• Für eine optimale Vorbereitung auf einen GAEB XML-Export aus ORCA AVA legen Sie Ihre Bilder zusammen mit dem Langtext in eine Langtextdatei zur Position (*.docx) und verlinken diese Datei in der Spalte Pfad Langtextdatei.

Anlagen

Sie können Dateien als Anlagen zu einer Position anfügen.

• In der Spalte Titel Anlage1-4 geben Sie den Titel der Anlage an. Ist kein Titel angegeben, wird automatisch der Dateiname als Titel übernommen.
• In der Spalte Pfad Anlage1-4 geben Sie den Dateinamen oder den lokalen Ordnerpfad zur Datei an.
• Bei der Übernahme nach ORCA AVA werden bis zu 4 lokal gespeicherte Anlagen als   Anhang zur Position hinzugefügt.