LV-Texte einfach einheitlich gestalten

Viele Textfragmente ergeben ein LV

Ein Leistungsverzeichnis ist kein durchgehendes mehrseitiges Textdokument, wie man es etwa in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt. Vielmehr wird das LV aus einer Datenbank heraus aus verschiedenen Textfragmenten - wie aus Bausteinen - zusammengesetzt, beispielsweise aus Positionen, Hinweistexten, Dokumenten für Vorbemerkungen/Vorspanntexte.

Die Seitenaufteilung für die Ausgaben wird über Layouts definiert. Die Layouts bestimmen die Seitengestaltung, haben Einfluss auf die auszugebenden Bausteine und sie enthalten auch Textformatierungen für weitere LV-Daten, beispielsweise für Ordnungszahlen und Kurztexte. Für die übersichtliche gemeinsame Ausgabe ist eine einheitliche Formatierung und klare Strukturierung der Texte sinnvoll.

Bitte machen Sie sich mit den Grundlagen zu folgenden Themen vertraut:

• Steuerzeichen
• Textfluss und Umbrüche
• Tabulatoren
• GAEB

Einstellungen und Prüfoptionen festlegen

ORCA AVA wird mit Vorbelegungen zur einheitlichen Formatierung von LV-Texten ausgeliefert. Zu den Einstellungen gehören:

• Schriftstile
• Textbreite, Ausrichtung und Abstände
• Tabulatoren und Auflistungen

Diese Vorbelegungen der Einstellungen sowie Prüfoptionen zu diesen Einstellungen können Sie auf verschiedenen Ebenen anpassen:

• Datei-Ebene, gilt für neue Projekte bzw. Positionsbibliotheken
• Tabellen-Ebene, gilt für neue LVs innerhalb der Tabelle / Bibliothek
• LV-Ebene, spezifische Einstellungen für die Texte eines einzelnen LV

Die Einstellungen und Prüfoptionen können Sie getrennt für Vorspanntexte (Dokumente) und für Positionen festlegen. Die Einstellungen auf Datei-Ebene treffen Sie im ORCA Manager. Sie werden in neuen Dateien als Vorbelegung in den Standardeinstellungen von Tabellen und in Eigenschaften: LV verwendet.

Geänderte Einstellungen können Sie auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

Voreinstellungen für Textformatierungen verwenden

Verwenden Sie im LV am besten durchgehend eine einheitliche Standard-Schrift. So erhalten Sie übersichtliche Ausgaben (gedruckt auf Papier oder in eine Datei) für das gesamte LV. ORCA AVA wird mit zentralen Voreinstellungen für die Textformatierung ausgeliefert, beispielsweise für Textbreite, Schriftart und Schriftgröße. Die Voreinstellungen sind so gewählt, dass die einzelnen Textfragmente zusammen mit den anderen Informationen, wie z.B. Ordnungszahlen, Kurztexten und Mengen, bei der Ausgabe einheitlich dargestellt werden. Neue Texte werden automatisch in der voreingestellten Schrift erstellt, bei Auslieferung: Arial - Standard - 10.

Unsere Empfehlungen für einheitlich gestaltete LV-Texte:

• Einheitliche Schriftart und Schriftgröße für die Schriftstile verwenden
• Hervorhebungen im Text über den Schriftschnitt (fett / unterstrichen / kursiv) realisieren: Schriftstil Hervorhebung
• Auf Einschränkungen bezüglich Formatierungen beim Datenaustausch nach GAEB achten

Die Voreinstellungen sind in den Einstellungen | Leistungsverzeichnisse hinterlegt:

• Positionstexte | Formatierungen - für Positionen und Hinweistexte bei Positionen

  

  Bei der (Druck-)Ausgabe werden diese Hinweistexte mit Kurztext ausgegeben.

• Formatierungen für Vorspanntexte (Dokumente) - für alle Dokumente und Hinweistexte zu Dokumenten (direkt dem LV untergeordnet)

  

• Die Voreinstellungen werden in Projekten und Bibliotheken, die Sie neu anlegen, als dortige Voreinstellung initialisiert. So erstellen Sie ganz automatisch neue Texte für LVs einheitlich formatiert.

Bei der (Druck-)Ausgabe werden diese Hinweistexte als Textblock ohne Kurztext ausgegeben.

Textfluss

Den Textfluss optimiert ORCA AVA soweit möglich selbst, beispielsweise durch automatisches Einfügen von Zeilenumbrüchen und Seitenumbrüchen. Sie können neue Texte also weitestgehend ohne die manuelle Eingabe von Zeilen- oder Absatzwechseln als fortlaufenden, sogenannten Fließtext erfassen.

Individuelle Formatierungen sparsam verwenden

ORCA AVA bietet auch Voreinstellungen zu Absatzformaten. Formatierungen machen Texte übersichtlicher... können aber im Datenaustausch zu Überraschungen führen. Manche Formatierungen werden von bestimmten Datenaustauschformaten (z.B. GAEB 1990) gar nicht unterstützt oder anders interpretiert.

• Verwenden Sie Formatierungen sparsam, beschränken Sie sich auf einfache Hervorhebungen.
• Sehen Sie sich Ihre Texte mit Steuerzeichen an.
• Machen Sie sich mit dem Unterschied zwischen einem Zeilenumbruch und einem Absatzwechsel vertraut.
• Tabellen, Tabulatoren, Einzüge, Listen (nummeriert oder mit Aufzählungszeichen), Sonderzeichen sind bekannte Kandidaten für Unverträglichkeiten beim Datenaustausch.

Grundsätzlich gilt hier: Weniger ist mehr!
Wichtig ist, dass sich die Inhalte unmissverständlich und einfach lesen lassen!

Neue Texte erfassen

Die wichtigsten Funktionen zur Textbearbeitung im LV finden Sie direkt im Dialog Eigenschaften der Position, des Hinweistextes bzw. des Dokuments - direkt auf der Registerkarte Allgemein. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie auch die von Ihnen festgelegten Schriften und verschiedene Sonderzeichen (Symbole) zum direkten Einfügen in den Text. Für umfangreiche Texteingaben können Sie den Texteditor in einem großen Fenster öffnen.

Formatierungen kopierter Texte angleichen

Beim Einfügen kopierter Texte mit der Funktion Inhalt einfügen wird die Formatierung des eingefügten Textes automatisch an die vorhandenen Einstellungen angeglichen. Für das automatische Anpassen können Sie in den Einstellungen verschiedene Optionen aktivieren/deaktivieren.

Kopierte Texte können Sie auch mit der Funktion Nur Text einfügen oder der Tastenkombination STRG + Q einfügen: von der Einstellung in ORCA AVA abweichende Formatierungen werden automatisch entfernt und die Formatierung der Einfügestelle angewendet.

ORCA AVA unterstützt Sie auch bei der Formatierung bestehender Texte aus Vorgängerversionen von ORCA AVA und Texten, die Sie aus anderen Quellen mitsamt bestehender Formatierungen kopiert oder importiert haben. Hilfreiche Funktionen sind:

• Anzeige der Steuerzeichen (Absatzmarken)
• In Fließtext umwandeln

  Entfernt Absatzwechsel im markierten Textbereich. Damit können Sie z. B. die Absatzwechsel am Zeilenende aus GAEB 1990-Importen entfernen.

• Erkannte Abweichungen und Auffälligkeiten anpassen

  Mit wenigen Klicks können Sie im einzelnen Positionstext oder Dokument beispielsweise übernommene Schrift- und Absatzformatierungen an Ihre eigenen Formatierungs-Einstellungen angleichen.

Dokumente für Vorspanntexte in Leistungsverzeichnissen

Dokumente im LV werden als eigenständige Texte betrachtet und haben daher ein eigenes Seitenlayout. Sie werden bei der Ausgabe (Druck) und beim Datenaustausch anders behandelt als Positionstexte. Deshalb sind auch die Freiheiten bei der Textgestaltung größer.

Grafiken in Texten

In Texte für Positionen, Dokumente für Vorbemerkungen/Vorspanntexte und Hinweistexte können Sie Grafiken direkt einfügen, z. B. Montagezeichnungen oder Fotos. Die Grafiken werden immer zusammen mit dem Text in Druck-Ausgaben verwendet und werden auch über die GAEB Schnittstelle übergeben, mit Ausnahme: von GAEB 1990 (transportiert 'nur Text').

Tabellen in Texten

Tabellen sind bekannte Kandidaten für Unverträglichkeiten beim Datenaustausch. Verzichten Sie deshalb im LV lieber auf Tabellen oder verwenden Sie nur einfach strukturierte Tabellen.

Mit Tabulatoren können Sie ganz einfach mehrspaltig ausgerichteten Text erzeugen, z.B. Listen für Attribute / Merkmale in Leistungsbeschreibungen:

Länge: 400 cm

Besonderheiten für den Datenaustausch

• Bei manchen Datenaustauschformaten müssen Sie Begrenzungen für die Anzahl der Zeichen je Zeile beachten. Die Zeichenbegrenzung definieren Sie einheitlich für eine Tabelle (Standardeinstellungen) oder individuell für ein LV (Eigenschaften). Sie erfassen auch hier Ihre Texte als Fließtext. Die Einstellung für die Zeichenbegrenzung wird automatisch berücksichtigt und der Text entsprechend umgebrochen.
• Tabellen, Tabulatoren, Einzüge, Listen (nummeriert oder mit Aufzählungszeichen), Sonderzeichen sind bekannte Kandidaten für Unverträglichkeiten beim Datenaustausch.