Textdatei (csv) mit Adressen importieren

Über Import | Textdatei (csv) können Sie Adressdatenbanken einlesen, die mit anderen Anwendungen erzeugt wurden. Als Datenformat bietet sich ein Textformat mit definiertem Spaltentrennzeichen an, z.B. CSV (Comma Separated Values) oder TXT, mit Tabulatoren getrennt. Diese Formate können Sie aus üblichen Adressdatenbanken (z.B. Outlook) erzeugen.

Der Import wird über Dialoge geführt. Zunächst wählen Sie die einzulesende Datei:

Eine Datei für Testzwecke finden Sie im Verzeichnis für Demodaten, im Unterverzeichnis:
\für Importfunktionen\Adressen.

Zuordnung der Datenspalten

Im folgenden Dialog werden die Datenspalten der externen Datenbank (Quelldatensätze) mit denen der Tabelle Adressen (Adresstabelle) verglichen: Sind Spalten vorhanden, die dieselbe Bezeichnung tragen, werden sie einander automatisch im Bereich Umsetztabelle zugeordnet. Zur leichteren Orientierung werden die ersten Quelldatensätze im Dialog angezeigt.

Ordnen Sie verbliebene oder unpassend zugeordnete Spalten einfach neu mit Drag&Drop zu. Bspw. Datensätze/-spalten aus den Quelldatensätzen, die eine inhaltliche Entsprechung - allerdings mit anderer Spaltenbezeichnung - in der Tabelle Adressen haben. Ziehen Sie dazu die Datenspalten aus Quelldatensätze in die richtige Spalte in Adresstabelle. Die Zuordnung wird dann auch im Bereich Umsetztabelle angezeigt.

Die Zuordnung können Sie alternativ zu Drag&Drop auch über die Auswahlbox direkt in der Spalte Externes Adressfeld 1 in der Umsetztabelle festlegen.

Formatierungsvorschrift

Formatierungsvorschriften regeln das Zusammenführen von bis zu 3 externen Datenfeldern in den Quelldatensätzen zu einem Datenfeld in der Tabelle Adressen oder das Aufsplitten von Datenfeldern. Die Auswirkungen der Formatierungsvorschriften werden direkt im Bereich Adresstabelle angezeigt (Aktualisierung der Anzeige durch Wechsel des Cursors in ein anderes Datenfeld).

• <leer>

  bedeutet, dass keine Formatierungsvorschrift angewandt wird. Ein Datenfeld der Quelldatensätze wird genau einem Datenfeld der Tabelle Adressen zugeordnet. Der Eintrag <leer> als solches verschwindet, wenn der Cursor in ein anderes Feld bewegt wird.

• <Leerzeichen>

  fügt zwischen 2 Datenfelder ein Leerzeichen ein (das Leerzeichen kann auch direkt über die Tastatur in das Feld Formatierungsvorschrift eingetippt werden, ist dort aber nicht sichtbar, was auf den ersten Blick zu Verwechslungen mit <leer> führen könnte).

• <ab Trennzeichen>

  kann verwendet werden, wenn in den Quelldatensätzen Felder aufgesplittet werden müssen. Die Formatierungsvorschrift führt dazu, dass nur der (zweite) Teil, der sich nach dem Trennzeichen im Datenfeld des Quelldatensatzes befindet, in das Datenfeld für die Tabelle Adressen übernommen wird. Das Trennzeichen kann z.B. ein Leerzeichen sein. Beispiele:

	Quelldatensatz 'PLZ Ort'	<ab Trennzeichen>	'Ort' - Tabelle Adressen
	83026 Rosenheim		Rosenheim
		oder:
	Quelldatensatz 'Name'	<ab Trennzeichen>	'Nachname' - Tabelle Adressen
	Klaus Huber		Huber

• <ab>

  ermöglicht die Eingabe eines eindeutigen Zeichens, ab dem der Inhalt des ausgewählten Feldes des Quelldatensatzes in die Tabelle Adressen übernommen werden soll, z.B.:

	Quelldatensatz 'PLZ'	<ab>-	'PLZ' - Tabelle Adressen
	D-83026		83026

• <bis Trennzeichen>

  kann verwendet werden, wenn in den Quelldatensätzen Felder aufgesplittet werden müssen. Die Formatierungsvorschrift führt dazu, dass nur der (erste) Teil, der sich im Datenfeld des Quelldatensatzes vor dem Trennzeichen befindet, in das Datenfeld für die Tabelle Adressen übernommen wird.

	Quelldatensatz 'PLZ Ort'	<bis Trennzeichen>	'PLZ' - Tabelle Adressen
	83026 Rosenheim		83026

• <bis>

  ermöglicht die Eingabe eines eindeutigen Zeichens, bis zu dem der Inhalt des ausgewählten Feldes des Quelldatensatzes in die Tabelle Adressen übernommen werden soll, z.B.:

	Quelldatensatz 'PLZ'	<bis>-	'Land' - Tabelle Adressen
	D-83026		D

Adressen über 'Key' aktualisieren - Dubletten/Doppelungen vermeiden

Nach der Übernahme einer externen Adressendatenbank bleiben im Dialog Adressen importieren die Einstellungen und Zuordnungen der Umsetztabelle erhalten.

Für einen späteren, erneuten Abgleich der Adressdaten können die bereits in der Bibliothek vorhandenen Adressen über das Schlüsselfeld Key identifiziert werden. Werden Adressen importiert, so werden die Datenfelder, die als Key markiert sind, mit den bereits in der Tabelle vorhandenen Daten verglichen. Bei sicherer Übereinstimmung wird der Datensatz (Adresse) nicht neu erzeugt, sondern nur die ggf. geänderten Datenfelder dieser Adresse aktualisiert.

Um eine eindeutige Identifizierung zu sichern, sind mehrere Schlüsselfelder nötig. Felder, deren Inhalte sich bei verschiedenen Datensätzen wiederholen können (Branche: Elektro, Vorname: Hans, ...), sind als alleinige Schlüssel ungeeignet. Tendenziell ist die Funktion eher großzügig mit dem Neu-Anlegen von Adressen - Motto »lieber eine Adresse zu viel, als eine falsch überschrieben«. Adressen werden neu angelegt, wenn keine eindeutige Überprüfung möglich ist, z.B. wenn:

• Innerhalb eines Datenfeldes (z.B. Firma Zeile 1) eine Eintragung mit Komma oder Schrägstrich getrennt ist
• Als Key definierte Felder leer sind.

Rechte Maustaste

Über einen einfachen Mausklick in den Bezeichnungen der Umsetztabelle können Sie ganze Spaltenzuordnungen löschen, danach z.B. anders neu zuordnen.

Import aus Outlook

Microsoft Outlook bietet über Datei | Öffnen ... einen Assistenten für den Import und Export von Adressen an. Für die Übernahme nach ORCA AVA wählen Sie im Export-Assistenten von Outlook die Option Durch Trennzeichen getrennte Werte.