Theorie und Praxis der Rechnungsfreigabe: Rundung/Korrektur

Theorie der Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe ermittelt als Freigabebetrag denjenigen Geldbetrag, den der Bauherr (in Ausübung seiner Bauherrenaufgabe) zahlen sollte(!), um die erbrachten Leistungen des Auftragnehmers zu begleichen.

Aus der (gedachten) Trennung von Planer und Bauherr resultiert z.B. die Tatsache, dass ein evtl. von Ihnen eingetragenes Skonto nur informativ berechnet wird, aber nicht bei der Berechnung der erfolgten Zahlungen berücksichtigt wird. Sie können nur prüfen und ermitteln, was zu zahlen wäre, unter Einhaltung des vereinbarten Zahlungszieles. Ob der Bauherr tatsächlich genau so zahlt, liegt nicht in Ihrer Macht. (Es gibt natürlich Ausnahmen, z.B. im Bereich der Liegenschaftsverwaltung, wo Planer und Bauherr in Personalunion auftreten können.)

Praxis der Rechnungsfreigabe: Rundung/Korrektur

Da nun aber in der Praxis die Bauherren nicht immer genau das zahlen (wollen), was Sie freigeben, Sie jedoch berücksichtigen sollen/möchten, was tatsächlich gezahlt wurde, können Sie den Auszahlungsbetrag manuell beeinflussen.

Rundung/Korrektur können Sie z.B. dazu verwenden, um..

• einen ungeraden Freigabebetrag (der aus einer Aufmaßprüfung resultieren kann) für eine Abschlagszahlung zu runden.
• vom berechneten Freigabebetrag abweichende Zahlungen des Bauherren zu vermerken.
• Fehler aus vorangegangenen Rechnungen zu korrigieren.

Rundung/Korrektur ist jedenfalls eine nachträgliche Änderung des Freigabebetrags (dieser Rechnung) und das Ergebnis aus Freigabebetrag minus Rundung/Korrektur liefert dann den Auszahlungsbetrag.

Das Feld Auszahlungsbetrag ist kein eigenständiges Feld in dem Sinne, dass es buchhalterisch einen 'Betrag, der vom Auftraggeber bereits tatsächlich bezahlt wurde' verwaltet/verbucht.

Wenn Sie in Rechnungs-Sequenzen bei kumulativer Rechnungsfreigabe den Auszahlungsbetrag über Rundung/Korrektur vermindern, bedeutet das, dass die erfolgten Zahlungen, die für die nächste Teilrechnung bzw. in der Schlussrechnung zu berücksichtigen sind, damit auch vermindert wurden. Eine verminderte Auszahlung in einer Vorgängerrechnung wirkt auf den Freigabebetrag der jeweils nächsten Rechnung. Daraus resultierend wird der Freigabebetrag (und Auszahlungsbetrag) bei der nächsten Rechnung um genau diesen Betrag höher berechnet.

Erweitert man das Beispiel 1 um die Spalte Rundung/Korrektur ergibt sich beispielsweise:

Rechnung	Betrag	bereits bezahlt	Rundung/Korrektur	Auszahlungsbetrag
1. TR	1.000,00 EUR	0,00 EUR	0,00 EUR	1.000,00 EUR
2. TR	2.000,00 EUR	1.000,00 EUR	-50,00 EUR	950,00 EUR
3. TR	3.000,00 EUR	1.950,00 EUR	0,00 EUR	1.050,00 EUR
Schlussrechnung	5.000,00 EUR	3.000,00 EUR	0,00 EUR	2.000,00 EUR

Bei Rechnungs-Sequenzen mit Einzel-Rechnungsfreigabe (Häkchen bei erfolgte Zahlungen abziehen ist deaktiviert) wirkt ein Wert in Rundung/Korrektur zunächst nur in der Rechnung, in der Sie ihn eintragen, und dann natürlich in der Schlussrechnung (weil dieser Betrag aus Rundung/Korrektur ja noch zur Zahlung offen ist).

Die Erweiterung des Beispieles 2 wäre:

Rechnung	Betrag	bereits bezahlt	Rundung/Korrektur	Auszahlungsbetrag
1. TR	1.000,00 EUR	0,00 EUR	0,00 EUR	1.000,00 EUR
2. TR	1.000,00 EUR	0,00 EUR	-50,00 EUR	950,00 EUR
3. TR	1.000,00 EUR	0,00 EUR	0,00 EUR	1.000,00 EUR
Schlussrechnung	5.000,00 EUR	2.950,00 EUR	0,00 EUR	2.050,00 EUR

Es bleibt in jedem Fall die Tatsache, dass eben in Höhe der vorgenommenen Rundung/Korrektur noch ein Anspruch des Auftragnehmers besteht.

Wenn der Bauherr Gründe hatte, einen Abzug vorzunehmen, der nicht nur temporär, sondern letztendlich auf die zu leistende Gesamtzahlung wirken soll, so können Sie dafür auch einen Abzug Netto ((z.B. Gesamtpreis nachverhandelt) oder Abzug Brutto (z.B. Schadenersatz) definieren. Achten Sie ggf. auch auf die Auswirkungen bei der Mehrwertsteuer und beim Sicherheitseinbehalt.

Dokumentieren Sie Änderungen in Eigenschaften: Rechnung auf der Registerkarte Kommentar.